آموزش حسابداری انبار و چگونگی انجام آن
حسابداری انبار یا همان Store Accounting به مجموعه اقداماتی اطلاق می‌شود که به منظور تعیین قیمت موجودی انبار، ثبت ورود و خروج کالا و انبارگردانی دقیق صورت می‌گیرد. این فرآیند نه تنها به تعیین ارزش واقعی دارایی‌های انبار کمک می‌کند، بلکه با کنترل دقیق موجودی، از اشتباهات پرهزینه و اختلال در فرآیند تولید جلوگیری کرده و نقش مهمی در محاسبه سود و مالیات شرکت‌ها ایفا می‌کند. در کسبوکارهای تولیدی و بازرگانی، مدیریت صحیح موجودی، تضمین روند تولید و کاهش هزینه‌های انبارداری از جمله اولویت‌های اصلی است.
تعریف حسابداری انبار
حسابداری انبار چیست؟
حسابداری انبار به مجموعه فعالیت‌هایی گفته می‌شود که در طی آن قیمت موجودی‌های انبار تعیین شده و ارزش آنها شناسایی می‌گردد. در این فرآیند، موجودی انبار تنها به تعداد یا مقدار کالا محدود نمی‌شود؛ بلکه ارزش ریالی آن نیز محاسبه و ثبت می‌شود. از همین رو، عملیات انبارگردانی که شامل صورت‌برداری از کالاها و ارزیابی موجودی می‌شود، یکی از اجزای اصلی حسابداری انبار به شمار می‌آید.
حسابداری موجودی نیز به عنوان بخشی از حسابداری انبار مطرح می‌شود که در آن تمام اطلاعات مالی مربوط به موجودی کالاها ثبت و پردازش می‌گردد. این اطلاعات در بررسی هزینه‌های نوسانی، درآمدها و مدیریت دارایی‌های شرکت نقش کلیدی دارند.
مزایای حسابداری انبار
در هر فعالیت اقتصادی، هر موضوعی دارای مزایا و معایب خاص خود است. حسابداری انبار نیز از این قاعده مستثنی نیست؛ اما مزایای آن به گونه‌ای است که موجب افزایش دقت، کاهش هزینه‌ها و بهبود کنترل موجودی می‌شود. از جمله مزایای حسابداری انبار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1. افزایش دقت در کنترل موجودی:
با استفاده از سیستم‌های حسابداری دقیق، میزان موجودی کالا به طور لحظه‌ای قابل پیگیری بوده و از افزایش یا کاهش بیش از حد موجودی جلوگیری می‌شود.
2.کاهش هزینه‌های نگهداری موجودی:
نظارت دقیق بر موجودی، موجب کاهش هزینه‌های مرتبط با نگهداری و انبارداری کالاها می‌گردد.
3.شناسایی دقیق ارزش موجودی:
از طریق ارزیابی دقیق قیمت کالاها، ارزش ریالی موجودی انبار به درستی مشخص می‌شود که این موضوع در تهیه صورتهای مالی نقش بسزایی دارد.
4.تسهیل عملیات حسابداری:
با ثبت دقیق ورود و خروج کالا، عملیات حسابداری تسهیل شده و ارزش واقعی سرمایه کسب‌وکار به روشنی مشخص می‌شود.
هدف و اهمیت حسابداری انبار
یکی از اهداف اصلی حسابداری انبار، ارائه اطلاعات دقیق در خصوص موجودی انبار و تطابق حساب‌های ورودی و خروجی کالا با موجودی نهایی است. در بسیاری از شرکت‌ها به ویژه کارگاه‌های تولیدی، موجودی انبارشامل مواد اولیه، تجهیزات و کالاهای تولید شده است که بخش عمده‌ای از سرمایه شرکت را تشکیل می‌دهد. به همین دلیل:
• دسترسی فوری به اطلاعات موجودی:
مدیران و حسابداران باید در هر لحظه بتوانند میزان موجودی انبار را مشاهده کرده و در صورت نیاز به سرعت تصمیم‌گیری کنند.
• تعیین سود و مالیات:
موجودی انبار به‌طور مستقیم با محاسبه سود و تعیین مالیات شرکت‌ها در ارتباط است؛ بنابراین دقت در ارزیابی موجودی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
• برنامه‌ریزی تولید و تأمین مواد اولیه:
عدم تطابق موجودی کالا با نیاز تولیدی می‌تواند منجر به توقف خط تولید و بروز خسارات مالی شود. از این رو، اطلاعات دقیق از موجودی انبار در برنامه‌ریزی خرید مواد اولیه بسیار مهم است.
انواع موجودی در حسابداری انبار
در حسابداری انبار، موجودی‌های مختلفی وجود دارند که هر کدام نقش متفاوتی در فرآیند تولید و فروش ایفا می‌کنند. مهم‌ترین انواع موجودی عبارتند از:
1. مواد اولیه:
کالاهایی که به‌عنوان مواد اولیه جهت تولید محصولات به کار می‌روند. در کسبوکارهای تولیدی، موجودی مواد اولیه نقش کلیدی در تضمین تولید مستمر دارد.
2. موجودی کالای در حال ساخت:
اقلامی که هنوز به محصول نهایی تبدیل نشده‌اند و در فرآیند تولید قرار دارند. کنترل دقیق این موجودی‌ها به ویژه در مواقع توقف موقت تولید برای تأمین قطعات ضروری، اهمیت دوچندان پیدا می‌کند.
3. موجودی کالای ساخته شده:
کالاهایی که پس از تکمیل فرآیند تولید آماده فروش هستند. حفظ توازن بین موجودی کالای ساخته شده و تقاضای بازار برای افزایش سودآوری حیاتی است.
4.موجودی کالای امانی:
کالاهایی که به‌صورت امانی از انبار خارج می‌شوند و بعد از مدتی به انبار بازگردانده می‌شوند.
5.موجودی ضایعات:
اقلام معیوب یا مواد زائد که در صورت امکان برای بازیافت یا استفاده‌های دیگر ثبت و کنترل می‌شوند.
6. تفاوت موجودی و دارایی:
موجودی کالا برای خرید و فروش و کسب سود خریداری یا تولید می‌شود، در حالی که دارایی‌های ثابت شامل وسایلی هستند که برای استفاده سازمان خریداری می‌شوند و انتظار فروش آنها وجود ندارد.
سیستم‌های ارزیابی موجودی
برای تعیین ارزش موجودی کالا در پایان دوره‌های مالی، روش‌های مختلفی در حسابداری انبار بکار گرفته می‌شود. در اینجا به بررسی مهم‌ترین سیستم‌های ارزیابی موجودی اشاره می‌کنیم:
1. سیستم ارزیابی ادواری موجودی
در این روش، شمارش فیزیکی موجودی‌ها تنها در پایان هر دوره مالی انجام می‌شود. ارزش موجودی در ابتدای دوره، مجموع کل ورودی‌ها در طول دوره و موجودی پایان دوره مورد بررسی قرار می‌گیرند تا بهای تمام شده کالای خروجی محاسبه شود. این روش بیشتر برای کالاهایی با تعداد و تنوع بالا کاربرد دارد.
2. سیستم ارزیابی دائمی موجودی
این سیستم ثبت و پیگیری موجودی‌ها به صورت لحظه‌ای است؛ به این معنا که هر زمان یک کالا به انبار وارد یا از آن خارج می‌شود، تغییرات مربوطه بلافاصله در سیستم ثبت می‌گردد. سیستم دائمی برای کالاهای گران‌قیمت، با تعداد کم و قابل شمارش مناسب است و امکان دسترسی به اطلاعات موجودی در طول دوره را فراهم می‌کند.
3. روش‌های ارزیابی هزینه کالا
برای تعیین بهای تمام شده کالا، چندین روش ارزیابی مورد استفاده قرار می‌گیرد که از مهم‌ترین آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• روش FIFO (اولین وارد، اولین خارج):
طبق این روش، کالاهایی که زودتر وارد انبار شده‌اند، اولین کالاهایی هستند که به فروش می‌رسند. این تکنیک تصویر دقیقی از ارزش موجودی در پایان دوره ارائه می‌دهد.
• روش LIFO (آخرین وارد، اولین خارج):
در این روش فرض می‌شود که جدیدترین کالاهای وارد شده ابتدا به فروش می‌رسند؛ اما این روش ممکن است تصویر دقیقی از ارزش موجودی ارائه ندهد و معمولاً در کشورهایی با قوانین مالیاتی خاص ممنوع است.
• روش میانگین موزون:
در این روش، میانگین بهای تمام شده اقلام خریداری شده محاسبه شده و برای تعیین قیمت کالای فروخته شده استفاده می‌شود. این روش ساده و کم‌هزینه است، اما ممکن است با قیمت روز کالا مطابقت نداشته باشد.
• روش شناسایی ویژه:
در این روش هر قلم از موجودی به‌طور جداگانه شناسایی شده و بهای تمام شده آن ثبت می‌شود. این روش معمولاً برای اقلام گران‌قیمت یا منحصر به فرد مانند جواهرات به کار می‌رود.
• روش موجودی پایه و خرده فروشی:
در برخی موارد از ارزش واحد ثابت برای محاسبه موجودی استفاده می‌شود یا در کسبوکارهای خرده‌فروشی، قیمت کالاها بر اساس قیمت فروش و درصد سود ناخالص محاسبه می‌شود.
اسناد و مدارک مورد استفاده در حسابداری انبار
یکی از اصول اساسی در حسابداری انبار، ثبت و مستندسازی تمامی فعالیت‌های مربوط به ورود و خروج کالا است. این اسناد نه تنها به کاهش خطاهای محاسباتی کمک می‌کنند، بلکه در ارائه گزارش‌های مالی دقیق نیز نقش دارند. اسناد مورد استفاده در حسابداری انبار به چهار دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
1.اسناد خرید:
تمامی هزینه‌های مربوط به خرید کالا، از جمله تخفیفات، هزینه‌های حمل و نقل، گمرک، هزینه‌های انبارداری و سایر هزینه‌های جانبی باید بر اساس فاکتورهای موجود ثبت شوند.
2.اسناد انتقال کالا بین انبار:
در صورت انتقال کالا از یک انبار به انبار دیگر یا بین بخش‌های مختلف یک واحد تولیدی، ابتدا باید سند حواله انتقالی تنظیم و قیمت کالا تعیین شود. سپس بهای انتقال به انبار مقصد اضافه می‌گردد.
3.اسناد بهای تمام شده کالای تولیدی:
این اسناد شامل هزینه‌های مواد مصرفی، بسته‌بندی، حمل مستقیم کالا و هزینه‌های تولید می‌باشند. تهیه این اسناد از پیچیده‌ترین بخش‌های حسابداری انبار به شمار می‌آید و نیازمند تخصص حسابداری صنعتی است.
4.اسناد بهای تمام شده کالای صادره از انبار:
هر کالا در زمان خروج از انبار باید با یک قیمت نهایی ثبت شود. تعیین این قیمت بر اساس سیستم‌های ارزیابی ادواری یا دائمی انجام می‌شود و تأثیر مستقیمی بر سود و جریان نقدی شرکت دارد.
روش‌های کدگذاری و ثبت موجودی کالا
کنترل دقیق موجودی انبار نه تنها نیازمند ثبت دقیق اطلاعات مالی است، بلکه ثبت مکان فیزیکی کالاها نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. به همین منظور از روش‌های کدگذاری مختلف استفاده می‌شود که به شناسایی و یافتن سریع کالاها کمک می‌کند:
- کدگذاری قفسه‌ها با اعداد ترتیبی:
در انبارهای کوچک با تعداد محدود قفسه، می‌توان از شماره‌گذاری ترتیبی استفاده کرد. برای مثال، قفسه‌های سمت راست با اعداد فرد و سمت چپ با اعداد زوج شماره‌گذاری می‌شوند. - کدگذاری با حروف الفبا:
در این روش، قفسه‌ها بر اساس حروف از (الف) تا (ی) کدگذاری می‌شوند. - کدگذاری ترکیبی (اعداد و حروف):
برای انبارهای بزرگ و پیچیده، استفاده از ترکیب اعداد و حروف جهت تعیین طبقات، ردیف‌ها و بخش‌های داخلی مفید است. - کدگذاری مخفی و اعشاری:
این روش‌ها مخصوص محیط‌هایی هستند که نیاز به کدهای پیچیده و دارای معنا دارند. در روش اعشاری مثلاً اطلاعاتی مانند شماره گروه کتاب، نام مؤلف و نام کتاب به ترتیب کدگذاری می‌شود. - روش نیمونیک:
در این روش، حرف اول نام کالا یا ویژگی‌های آن به عنوان کد استفاده می‌شود؛ مثلاً برخی از مواد با حروف اختصاری خاص کدگذاری می‌شوند. - کدگذاری میله‌ای (بارکد):
امروزه بارکدها که شامل اطلاعات حرفی و عددی هستند، نقش بسیار مهمی در شناسایی و ثبت دقیق کالاها دارند. استفاده از دستگاه‌های بارکدخوان در انبارها موجب تسریع در فرآیند ثبت ورود و خروج کالا می‌شود.
فرآیند دریافت، نگهداری و توزیع کالا در انبار
فرآیند دریافت کالا از منابع مختلف، ثبت اطلاعات آن و نگهداری صحیح در انبار، از مراحل حیاتی در حسابداری انبار به شمار می‌آید. منابع ورود کالا به انبار می‌توانند به شرح زیر باشند:
- خریدهای داخلی و خارجی:
کالاهایی که از طریق خریدهای داخلی یا خارجی وارد انبار می‌شوند. - کالاهای مرجوعی یا انتقالی از سایر انبارها:
کالاهایی که به دلایل مختلف از یک انبار به انبار دیگر منتقل یا مرجوع می‌شوند. - ورودی از کارگاه‌ها یا واحدهای تولیدی:
کالاهایی که پس از تخلیه محصولات از کارخانه‌ها یا واحدهای تولیدی وارد انبار می‌شوند.
پس از دریافت کالا، موارد زیر انجام می‌شود:
- بررسی کیفیت و کمیت کالا:
پس از پذیرش کالاها، کیفیت و تعداد آنها به دقت بررسی می‌شود و در صورت تایید، کالا به قفسه‌بندی‌های مناسب منتقل می‌شود. - ثبت اطلاعات در سیستم‌های آنلاین:
تمامی اطلاعات کالا از جمله شماره سند، شناسه کالا، تعداد و ارزش ریالی در سیستم‌های آنلاین ثبت شده و به مشتری ارائه می‌شود.
وظایف حسابدار انبار و انباردار
در سازمان‌ها، دو نقش کلیدی در مدیریت موجودی وجود دارند: حسابدار انبار و انباردار. هر یک از این افراد وظایف مشخصی بر عهده دارند که با یکدیگر همکاری نزدیک دارند.
وظایف حسابدار انبار
. ثبت دقیق ورود و خروج کالا:
ثبت مبالغ و هزینه‌های مربوط به خرید، تولید، خروج کالاها و محاسبه بهای تمام شده کالاها.
• تعیین ارزش موجودی انبار:
با استفاده از سیستم‌های ارزیابی مانند FIFO، LIFO، میانگین موزون و سایر روش‌ها، ارزش موجودی انبار را محاسبه می‌کند.
• ارائه گزارشات مالی:
تهیه گزارش‌های ماهانه، سالانه و دوره‌ای جهت تعیین وضعیت واقعی موجودی و سودآوری کسب‌وکار.
• هماهنگی با واحدهای مرتبط:
همکاری با حسابداری صنعتی و سایر بخش‌ها برای تعیین هزینه‌های تولید و بررسی اختلاف موجودی.
وظایف انباردار
• دریافت و تحویل کالا:
دریافت اجناس بر اساس اسناد خرید و صدور قبض انبار پس از تحویل کالا به انبار.
• تنظیم و بایگانی اسناد:
طبقه‌بندی، کدگذاری و بایگانی اسناد و مدارک مرتبط با ورود و خروج کالا.
• حفظ ایمنی و نگهداری:
نگهداری صحیح کالاها در انبار با رعایت اصول ایمنی و حفظ از هرگونه آسیب احتمالی.
• ارائه گزارش‌های مرتبط:
ارائه گزارش‌های دقیق از وضعیت موجودی، تعداد کالاها و شرایط نگهداری به مقامات مربوط
نحوه ثبت خرید، صادره و برگشتی کالا
یکی از مباحث مهم در حسابداری انبار، ثبت صحیح اسناد مربوط به خرید، صادره و برگشتی کالا است. نحوه ثبت این اسناد در دو حالت اصلی صورت می‌گیرد:
1. ثبت خرید مواد اولیه:
در صورت مشخص بودن هزینه‌های واقعی تهیه مواد، ابتدا هزینه‌ها به مبلغ خرید اضافه شده و بهای تمام شده مواد محاسبه می‌شود. اما در مواردی که هزینه‌های واقعی تا زمان تحویل مشخص نیست، بر اساس نرخ پیش‌بینی هزینه‌ها ثبت اولیه صورت می‌گیرد و در صورت تغییرات، مبلغ نهایی تعدیل می‌شود.
2. ثبت مواد صادره از انبار:
کالاهایی که جهت تولید یا فروش از انبار صادر می‌شوند، پس از تکمیل فرم‌های درخواست، به حساب موجودی کالا ثبت شده و هزینه‌های مرتبط به بهای تمام شده کالا اعمال می‌شود.
3. ثبت مواد برگشتی به انبار:
در مواقعی که کالا به دلایلی پس از صادر شدن به انبار بازگردد، این ورود به عنوان برگشتی ثبت شده و با توجه به همان نرخ صادره به موجودی اضافه می‌شود. برخی حسابداران برای تمایز میان کالاهای برگشتی و خریداری شده، از علامت یا رنگ خاص در کارت حساب مواد استفاده می‌کنند.
4. ثبت کسری و اضافات انبار:
در صورت بروز کسری یا اضافات، حساب کسری و اضافات انبار به همراه حساب کنترل مواد تنظیم و در پایان دوره، از طریق حساب سود و زیان تسویه می‌شود. در این روند، بسته به اینکه کسری یا اضافات بدهکار یا بستانکار باشند، حساب‌های مربوطه تنظیم می‌شوند.
اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی در حسابداری انبار
با توجه به پیچیدگی فرآیندهای ورود و خروج کالا و نیاز به ثبت دقیق اطلاعات، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری مانند اکسل در مدیریت انبار بسیار رایج است. این نرم‌افزارها امکان:
• ثبت و نگهداری اطلاعات به‌روز:
امکان ثبت لحظه‌ای ورود و خروج کالا و به‌روزرسانی موجودی در سیستم‌های آنلاین فراهم می‌شود.
• تسهیل فرایند گزارش‌دهی:
تهیه گزارش‌های مالی و موجودی به صورت خودکار از طریق نرم‌افزارها، کار حسابداران را بسیار ساده‌تر می‌کند.
• کاهش خطاهای دستی:
ثبت خودکار اطلاعات از بروز خطاهای ناشی از ورود دستی داده‌ها جلوگیری کرده و دقت اطلاعات را افزایش می‌دهد.
اصول حسابداری انبار
اصول حسابداری انبار شامل رعایت موارد و الزامات قانونی و استانداردهای حسابداری می‌باشد. از مهم‌ترین اصول این حوزه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1.شناسایی و بررسی اسناد:
تمامی اسناد مربوط به خرید، انتقال کالا، بهای تمام شده کالاهای تولیدی و کالاهای صادره باید با دقت شناسایی و بررسی شوند. هرگونه هزینه اضافی مانند هزینه حمل و نقل، گمرک و انبارداری باید به درستی ثبت گردد.
2.ارتباط مستقیم با سود و مالیات:
موجودی انبار به‌طور مستقیم بر سودآوری و محاسبه مالیات شرکت‌ها تأثیر می‌گذارد؛ بنابراین، صحت اطلاعات موجودی و تطابق آن با حساب‌های ورودی و خروجی، از اهمیت بالایی برخوردار است.
3.استفاده از سیستم‌های ارزیابی پذیرفته شده:
روش‌هایی همچون FIFO، LIFO، میانگین موزون و شناسایی ویژه باید بر اساس شرایط و نوع کالا به‌طور صحیح انتخاب و اعمال شوند.
4.بازرسی و انبارگردانی منظم:
طبق استانداردهای حسابداری، حداقل هر سال یکبار عملیات انبارگردانی انجام شده و اختلاف موجودی بررسی می‌شود. در برخی سازمان‌ها دوره‌های سه‌ماهه یا شش‌ماهه نیز مرسوم است.
حسابداری انبار چیست؟
آموزش حسابداری انبار به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و فرایندهای حسابداری اشاره دارد که برای محاسبه و مدیریت ارزش موجودی‌های انبار انجام می‌شود. این شاخه از حسابداری به دنبال تعیین ارزش مادی کالاها و مواد موجود در انبار است. یکی از فرایندهای مهم در حسابداری انبار، “انبارگردانی” است که به طور معمول در پایان یک دوره مالی اجرا می‌شود. دوره مالی می‌تواند بر اساس سیاست‌های هر سازمان یا شرکت تعیین شود اما در بسیاری از موارد، این فرایند حداقل یک بار در سال انجام می‌شود.
اهمیت حسابداری انبار:
- افزایش دقت کنترل موجودی:
حسابداری انبار به شرکت‌ها کمک می‌کند تا موجودی‌های خود را با دقت بیشتری کنترل کنند و از انباشت بیش از حد یا کمبود موجودی جلوگیری کنند.
- کاهش هزینه‌های نگهداری:
با مدیریت صحیح موجودی‌ها، هزینه‌های مرتبط با نگهداری موجودی (مانند هزینه‌های انبارداری، بیمه، و استهلاک) کاهش می‌یابد.
- شناسایی ارزش موجودی‌ها:
این فرآیند به شناسایی دقیق ارزش و مبلغ موجودی‌های انبار کمک می‌کند که برای گزارش‌دهی مالی و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی بسیار حیاتی است.
- تسهیل عملیات حسابداری:
حسابداری انبار به تعیین ارزش واقعی دارایی‌های سازمان کمک می‌کند که این امر باعث می‌شود فرایندهای حسابداری مانند بستن حساب‌ها در پایان دوره، محاسبه سود و زیان و تهیه گزارش‌های مالی به شکل دقیق‌تر و کارآمدتر انجام شود.
در نهایت، حسابداری انبار نه تنها برای مدیریت داخلی یک سازمان مهم است بلکه برای ارائه اطلاعات دقیق به سرمایه‌گذاران، حسابرسان و سایر ذی‌نفعان نیز ضروری است.
حسابداری موجودی چیست؟
حسابداری موجودی یک زیرمجموعه از حسابداری است که به محاسبه، پردازش و انتقال اطلاعات مالی مرتبط با موجودی کسب‌وکار می‌پردازد. این نوع حسابداری بر روی کنترل، اندازه‌گیری و ثبت دارایی‌هایی تمرکز دارد که به شکل موجودی کالا در انبار نگهداری می‌شوند، و به تصویر دقیقی از وضعیت مالی شرکت کمک می‌کند.
از آنجا که موجودی انبار مدام در حال تغییر است (ورود و خروج کالا)، حسابداری موجودی باید از روش‌ها و رویه‌های خاصی برای اندازه‌گیری و ثبت این تغییرات استفاده کند تا اختلافات بین موجودی واقعی و ثبت شده به حداقل برسد. این حسابداری به شرکت‌ها کمک می‌کند تا محصولات فروخته شده و همچنین محصولاتی که هنوز به فروش نرفته‌اند را به دقت ردیابی و مدیریت کنند.
در حوزه تولید، حسابداری موجودی شامل سه دسته اصلی است:
1.مواد خام: موادی که هنوز وارد فرآیند تولید نشده‌اند.
2.مواد در فرایند تولید: موادی که در مراحل مختلف تولید هستند و هنوز به محصول نهایی تبدیل نشده‌اند.
3.محصولات تولید شده و آماده برای فروش: محصولاتی که فرآیند تولیدشان کامل شده و آماده فروش هستند.
تغییرات در ارزش این موجودی‌ها مستقیماً بر ارزش کلی موجودی شرکت تأثیر می‌گذارد و به تبع آن، بر ارزش کل تجارت اثرگذار است. این شامل افزایش یا کاهش ارزش ناشی از فروش، خرید، تولید، استهلاک، ضایعات یا تغییرات در قیمت مواد اولیه می‌شود.
حسابداری موجودی نه تنها به مدیریت دقیق دارایی‌های شرکت کمک می‌کند بلکه در تصمیم‌گیری‌های مالی، ارزیابی عملکرد، و تهیه گزارش‌های مالی نیز نقش بسزایی دارد.
حسابداری انبار چگونه کار می‌کند؟
دو سیستم اصلی حسابداری انبار که می‌توان به کار برد عبارتند از:
- سیستم‌های حسابداری موجودی دائمی:
در این سیستم، موجودی‌ها به طور مداوم پیگیری می‌شوند. به‌روزرسانی‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود و هر ورود یا خروجی از موجودی فوراً ثبت می‌شود. این روش برای کسب‌وکارهایی که موجودی‌های بزرگ و نوسانات زیادی دارند، مفید است زیرا همیشه اطلاعات به‌روز در دسترس است.
- سیستم‌های حسابداری موجودی دوره‌ای:
این سیستم بر اساس بررسی‌های دوره‌ای موجودی کار می‌کند. موجودی‌ها فقط در زمان‌های مشخص (مثلاً در پایان هر ماه، فصل یا سال) شمارش می‌شوند تا بهای تمام شده کالاهای فروخته شده محاسبه شود. این روش برای کسبوکارهای کوچکتر یا با حجم موجودی کمتر ممکن است اقتصادی‌تر باشد، اما دقت داده‌های موجودی به اندازه سیستم دائمی نیست.
هر دو سیستم به نوبه خود مزایا و معایب خود را دارند و انتخاب بین آنها بستگی به نیازهای خاص کسب‌وکار، حجم موجودی، دقت مورد نیاز در گزارش‌دهی و منابع موجود برای مدیریت موجودی دارد.
روش‌های ارزش‌گذاری موجودی حسابداری انبار
ارزش‌گذاری موجودی یکی از جنبه‌های مهم حسابداری است که شرکت‌ها برای تهیه گزارش‌های مالی سالانه و تعیین ارزش موجودی‌های فروخته شده از آن استفاده می‌کنند. موجودی‌ها دارایی‌های کسب‌وکار هستند و ارزش‌گذاری آنها برای ثبت در حسابداری ضروری است.
ارزش موجودی‌ها در محاسبه نرخ گردش موجودی و برنامه‌ریزی خریدهای آینده اهمیت دارد. در حواله انبار، اطلاعات مقداری توسط انباردار و اطلاعات ریالی توسط حسابدار ثبت می‌شود. چهار روش اصلی برای ارزیابی موجودی کالا در پایان دوره‌های مالی وجود دارد:
1.روش شناسایی ویژه (Specific Identification):
در این روش، هر کالا از زمان ورود تا فروش ردیابی می‌شود. مناسب برای اقلام بزرگ، ارزشمند و با ویژگی‌های منحصربه‌فرد است. استفاده از RFID یا شماره سریال‌ها برای ردیابی این کالاها معمول است. این روش دقیق است اما برای اقلام با تعداد زیاد کاربرد محدودی دارد.
2.روش میانگین موزون (Weighted Average Cost):
ارزش موجودی بر اساس میانگین بهای تمام شده اقلام خریداری شده و فروخته شده محاسبه می‌شود. این روش برای دوره‌هایی که با نوسانات قیمتی مواجه هستند مناسب است، چرا که اثر تغییرات قیمت را کاهش می‌دهد.
1.محاسبه به این صورت است که کل هزینه خرید را بر تعداد واحدهای خریداری شده تقسیم می‌کنیم تا میانگین بها به دست آید. سپس این میانگین در تعداد واحدهای فروخته شده ضرب می‌شود تا هزینه کالای فروخته شده محاسبه شود.
3.روش LIFO (Last In, First Out):
در این روش، فرض می‌شود که آخرین کالاهای وارد شده به انبار اولین کالاهایی هستند که فروخته می‌شوند. در نتیجه، موجودی پایان دوره شامل قدیمی‌ترین اقلام خواهد بود.
- معایب این روش شامل این است که ممکن است کالاهای قدیمی‌تر برای مدت طولانی در انبار بمانند، همچنین ممکن است تصویر دقیقی از ارزش موجودی ارائه ندهد به خصوص اگر قیمت‌ها در طول سال نوسان زیادی داشته باشند. به همین دلیل، بسیاری از کسب‌وکارها روش FIFO را ترجیح می‌دهند.
این روش‌ها به شرکت‌ها اجازه می‌دهند تا بهترین روش را بر اساس نوع کسب‌وکار، نوع محصول و نوسانات قیمتی انتخاب کنند. هر روش مزایا و معایب خود را دارد و تصمیم‌گیری برای انتخاب یکی از این روش‌ها می‌تواند بر گزارش‌دهی مالی و مدیریت موجودی‌ها تأثیر بگذارد.
انبارداری و وظایف انباردار
در موسسات کوچک، ممکن است تنها یک نفر به عنوان انباردار یا حسابدار انبار فعالیت کند، اما در موسسات بزرگ‌تر، این دو نقش ممکن است از هم تفکیک شده باشند. وظایف انباردار در کسب‌وکارها شامل موارد زیر می‌شود:
- ارائه گزارش‌ها:
انباردار باید گزارش‌های لازم را به مقامات مربوطه ارائه دهد تا اطلاعاتی دقیق از وضعیت موجودی انبار به دست آید.
- بایگانی اسناد:
مسئول بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک مهم مرتبط با انبار است.
- حراست و نگهبانی:
باید از اجناس موجود در انبار محافظت کرده و اصول ایمنی را رعایت کند.
- تعیین نقاط سفارش:
با همکاری با حسابداری صنعتی و واحد سفارش‌ها، حداقل و حداکثر نقاط سفارش را تعیین می‌کند تا موجودی‌ها به درستی مدیریت شوند.
- کدگذاری و طبقه‌بندی:
مسئولیت تنظیم کدگذاری و طبقه‌بندی کالاها برای سهولت در دسترسی و مدیریت موجودی‌ها را دارد.
- ثبت مشخصات کالاها:
مشخصات کالاهای وارد شده و خارج شده از انبار را در دفاتر و کارت‌های انبار ثبت می‌کند.
- صدور برگ درخواست خرید:
در صورت نیاز، برگ درخواست خرید کالا را صادر می‌کند.
- ثبت فرم‌های مرجوعی:
فرم‌های مربوط به مرجوعی یا برگشت از خرید کالا و سایر فرم‌های مشابه را ثبت می‌کند.
- صدور حواله انبار:
هنگام تحویل کالا به مشتریان یا بخش‌های دیگر، حواله انبار صادر می‌کند.
- ثبت قبض انبار:
پس از تحویل کالا به انبار، قبض انبار یا برگ رسید جنس را ثبت می‌کند.
- تحویل اجناس:
تحویل کالاهای خریداری شده بر اساس اسناد و مدارک خرید انجام می‌شود تا از تطابق موجودی‌ها با سفارشات اطمینان حاصل شود.
این وظایف نشان‌دهنده اهمیت نقش انباردار در مدیریت صحیح موجودی‌ها و اطمینان از جریان بدون نقص عملیات انبارداری است.
حسابداری انبار شامل چه مواردی است؟
حسابداری انبار شامل موارد زیر است:
1.هزینه‌های موجودی برای خرده فروشان:
1.هزینه‌های مستقیم: این هزینه‌ها شامل قیمت خرید کالاها و هزینه‌های آماده‌سازی آنها برای فروش است. این ممکن است شامل هزینه‌های حمل‌ونقل، مالیات بر فروش، و هزینه‌های مرتبط با تبدیل کالا به وضعیت قابل فروش باشد.
2. سود ناخالص: از تفاوت بین قیمت فروش و هزینه مستقیم موجودی به دست می‌آید. حفظ یک نسبت مناسب بین قیمت فروش و قیمت تمام شده کالاها نشان‌دهنده سلامت اقتصادی کسب‌وکار است.
2.هزینه‌های موجودی تولیدکنندگان:
هزینه‌های مستقیم:
- مواد خام: هزینه‌های مرتبط با موادی که برای تولید محصول استفاده می‌شوند.
- هزینه‌های تولید: شامل هر گونه هزینه مرتبط با فرایند تولید.
- نیروی کار مستقیم: حقوق و دستمزد پرداختی به کارکنانی که مستقیماً در تولید محصولات دخیل هستند.
3.هزینه‌های سربار تولید: این هزینه‌ها مربوط به فرایند تولید هستند اما به طور مستقیم به مواد خام یا نیروی کار مرتبط نیستند. نمونه‌ها شامل:
- حقوق مدیران و کارکنان غیرمستقیم: مانند مدیران کارخانه، حسابداران و غیره.
- هزینه‌های نگهداری و استهلاک ماشین آلات: شامل هزینه‌های تعمیر، روان‌کاری و تأمین انرژی مورد نیاز برای ماشین‌آلات.
- هزینه‌های غیرمستقیم دیگر: مثل هزینه‌های مربوط به نورپردازی، گرمایش، و امکانات رفاهی کارخانه.
حسابداری انبار به دقت ردیابی و ثبت این هزینه‌ها می‌پردازد تا ارزش موجودی‌ها به درستی در صورتهای مالی منعکس شود، و نهایتاً به تعیین قیمت تمام شده کالاهای فروخته شده و سودآوری کسب‌وکار کمک کند.
آموزش حسابداری انبار مبحثی است که در زمینه مدیریت موجودی انبارها فعالیت کرده و معمولا اهداف مختلفی را دنبال می‌کند.
وظیفه اصلی که یک فرد به عنوان حسابدار انبار برعهده می گیرد ثبت اسنادی شامل خرید، انتقال بین انبار، بهای تمام شده کالای تولیدی و خروجی است.
بهای تمام شده کالای خروجی معمولا بر اساس ۲ روش متداول به نام های سیستم ارزیابی ادواری و سیستم ارزیابی دائمی موجودی انجام می شود.
دیگر مباحث ارائه شده در این خصوص نرم افزارهایی مورد استفاده در انبار بوده که برخی از آنها شامل فرداد، قیاس، یکتا سیم و موارد دگر است.
دیدگاهتان را بنویسید