روشهای ثبت و نگهداری موجودی کالا و تفاوت بین روش ها
روش های ثبت و نگهداری موجودی کالا در حسابداری، ابزارهایی استراتژیک برای اطلاعات دقیق و کنترل فعال بر روی داراییهای کلان واحدهای تجاری است. دو روش اصلی برای ثبت و پیگیری موجودی کالاها وجود دارد: روش دائمی و روش ادواری.
در این مقاله از سرای حسابدار، روش های ثبت و نگهداری موجودی کالا، اصلاح حساب موجودی کالا در روش ادواری، روش ثبت دائمي موجودیها، تفاوت بین روش دائمی و ادواری و مزایا و معایب روش ادواری و دائمی پرداخته شده است.
بیشتر بخوانید: موجودی کالا و فرمول روش میانگین موزون موجودی کالا
روش های ثبت و نگهداری موجودی کالا
موجودی کالا، اقلامی هستند که مؤسسات در حین فعالیتهای خود به منظور فروش، تولید کالا، یا مصرف در عملیات، خریداری و نگهداری میکنند. این موارد شامل مواد اولیه، ملزومات ساخت، کالاهای نیمهساخته و کالاهایی که به منظور فروش خریداری شدهاند، میشوند.
به عبارت دیگر موجودی کالا شامل اقلامی از داراییهای مشهود متعلق به یک موسسه است که
1) برای فروش در جریان عادی فعالیتهای تجاری نگهداری میشود؛
2) در جریان تولید چنین کالاهایی قرار دارد
3) برای تولید کالاها و خدمات به همین منظور مورد استفاده قرار میگیرد. از طریق نگهداری موجودی کالا، شرکتها میتوانند برنامهریزی تولید را بهبود بخشند؛ هزینههای کمبود و یا نبود موجودی کالا را به حداقل برسانند؛ هزینههای خرید را از طریق خریدهای عمده و سوداگری به میزان قابلتوجهی کاهش دهند. دو روش اصلی برای روش های ثبت و نگهداری موجودی کالا وجود دارد: روش دائمی و روش ادواری.
روش ثبت ادواری موجودیها
در سیستم حسابداری در روش ثبت ادواری موجودیها، موجودیهای مواد و کالا تنها در پایان دوره مالی با شمارش، توزین یا به روشهای دیگر اندازهگیری میشوند. به همین دلیل، اطلاعات مربوط به موجودیهای کالا در هر مقطع زمانی به آسانی در دسترس نمیباشند و قابل بررسی نیز نیست.
موجودی کالا در این روش تا پایان دوره مالی بدون تغییر باقی میماند و تا قبل از انجام اصلاحات، حساب موجودیکالا در طول دوره مالی گردش ندارد. با اجرای دو ثبت اصلاحی، ابتدا مقدار موجودی کالا در ابتدای دوره از این حساب حذف میشود و سپس مقدار موجودی کالای پایان دوره در این حساب به عنوان بدهکار ثبت میشود. در این روش، تراکنشها با استفاده از دو حساب بدهکار و بستانکار ثبت میشوند.
این روش در واحدهای خردهفروشی که معمولاً با انواع مختلفی از کالاهای ارزان قیمت مانند خواروبارفروشی ، اسباببازی، لباسها، کتابها و لوازمتحریر مواجه اند، کاربردی است. روش ادواری به کسبوکارهایی که موجودیهای آنها نسبتاً پیچیده نیستند یا مقدار موجودی تغییرات کمتری در طول دوره مالی دارد، مناسب است.
روش ثبت دائمي موجودیها
بسیاری از واحدهای تجاری در روش دائمی ترجیح میدهند که به منظور کنترل بهتر، به صورت مستمر اطلاعات موجودی کالا را داشته باشند. در این سیستم، هر تغییر در موجودی، به صورت مستمر در حساب موجودی کالا بنا به مورد بدهكار و بستانكار ثبت میشود به این صورت که برای هر نوع موجودی مواد و کالا، یک حساب کنترل در دفتر کل و مدارک تفصیلی برای هر یک از اقلام موجودی نگهداری میشود.
اگرچه در تئوری ممکن است نیازی به شمارش فیزیکی موجودیها نباشد، اما در عمل، این شمارش برای اصلاح و اطمینان از موجودیها ضروری است. روش دائمی بیشتر در مؤسساتی که مواد و کالاهای آنها گرانقیمت بوده و حجم تراکنشها کمتری دارند، مورد استفاده قرار میگیرد. مثل فروشگاههای طلا، نمایشگاه اتومبیل و موارد مشابه.
بیشتر بخوانید: معرفی بهترین نمایندگی آموزش سپیدار در اصفهان
اصلاح حساب موجودی کالا در روش ادواری
خطاها یا اشتباهات در محاسبات موجودی، شمارش فیزیکی کالاها و تعیین زمان انتقال مالکیت میتوانند تأثیرات قابلتوجهی بر عملکرد یک یا چند دوره مالی داشته باشند. در بعضی موارد، این اشتباهات به گونهای هستند که اگر به سرعت کشف نشوند، خودبهخود به تدریج اصلاح میشوند. با این حال، در اکثر موارد، اجرای ثبتهای اصلاحی برای اصلاح نتایج حاصل از عملیات ضروری و غیرقابل اجتناب است.
به عبارت دیگر، این اشتباهات ممکن است اثرات منفی داشته باشند اما با انجام ثبتهای اصلاحی، میتوان این تأثیرات را کاهش داد.
اصلاح حساب موجودی کالا در روش ادواری به معنای اصلاح تغییراتی است که در موجودی کالا اعمال شدهاند. این اصلاحات معمولاً به دلیل اشتباهات در ثبت تراکنشها، شمارشهای فیزیکی نادرست یا هر گونه خطای دیگری که باعث اختلافات در حساب موجودی میشود، صورت میگیرد. اصلاح حساب موجودی کالا در روش ادواری در جدول (2) آورده شده است.
تفاوت بین روش دائمی و ادواری
روش دائمی و روش ادواری دو رویکرد مختلف در حسابداری موجودیها هستند و تفاوت های در دقت، ثبت، ارزش و شمارش دارند. به طور کلی میتوان به موارد زیر به عنوان تفاوت بین روش دائمی و ادواری در سیستمهای حسابداری اشاره کرد:
جدول (1): مقایسه روش دائمی و ادواری
جدول (2): روش ثبت در روش دائمی و ادواری
در روش ثبت دائمی، تمامی تراکنشهای مرتبط با موجودی کالا، مانند خرید، برگشت از خرید، تخفیف خرید، هزینه حمل کالا و برگشت از فروش، به صورت مستقیم ثبت نمیشود.
همچنین موجودی کالا به طور دائمی در طول سال گردش دارد و هر لحظه میتوان موجودی کالا را از تراز آزمایشی مشاهده کرد؛ اما در روش ادواری، موجودی کالا به روز نشده و تغییرات در آن تا زمان اجرای شمارش فیزیکی یا دورههای زمانی مشخص اعمال نمیشود.
از نرم افراز حسابداری پارسیان در روش ادواری از نرمافزار حسابداری نوآوران در روش دائمی استفاده میشود.
بیشتر بخوانید: 10 تا از بهترین آموزشگاه حسابداری در اصفهان
مزایا و معایب روش ادواری و دائمی
در حسابداری موجودی، انتخاب بین روشهای دائمی و روش ادواری امری حیاتی است. در این زمینه، هر روش دارای مزایا و معایب خاص خود است که نیازمند ارزیابی دقیق نیازها و شرایط سازمان است. در جدول (3) به برخی از مزایا و معایب ادواری و دائمی اشاره شده است.
جدول (3): مزایا و معایب روش ادواری و دائمی
نتیجهگیری
حسابدار باید به روش های ثبت و نگهداری موجودی کالا مسلط باشد. انتخاب بین روش دائمی و روش ادواری در حسابداری به ماهیت کسبوکار، حجم و پیچیدگی موجودیها، نیاز به اطلاعات بهروز و فوری، هزینهها و سایر عوامل متغیر بستگی دارد.
واحدهای تجاری با درک تفاوتهای روشهای ادواری و دائمی در حسابداری موجودی یکی از این دو سیستم را انتخاب میکنند.
در شرایط نوسانات ارز ی، آگاهی لحظهای از موجودی انبار حیاتی است، بنابراین استفاده از روش دائمی با ثبت سند گردش کالا به عنوان یک انتخاب مناسب برای کسبوکارها مطرح میشود.
دوره ها و محصولات آموزش حسابداری
در روش ادواری در زمان بستن حسابها
حساب خرید و برگشت از خرید به چه حسابی بسته میشوند؟
سلام و عرض ادب
هردو با حساب خلاصه سود و زیان (سود و زیان جاری) بسته می شوند.