همه چیز درباره دورکاری و قوانین آن
فهرست مطالب
دورکاری چیست؟
دورکاری یا Telecommuting به معنی انجام فعالیت‌های شغلی از مکانی به جز محل رسمی کار است. در این مدل، کارکنان می‌توانند با استفاده از ابزارهای ارتباطی مانند ایمیل، تلفن، اپلیکیشن‌های پیام‌رسان، نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس و سایر ابزارهای همکاری از راه دور، وظایف و پروژه‌های خود را به صورت مؤثر انجام دهند. طبق تعریفی که وب‌سایت Techtarget ارائه می‌دهد، این مدل به عنوان روشی برای مدیریت محیط کسب‌وکار تعریف شده است که امکان کار کردن از خانه یا هر مکان دیگری را بدون نیاز به تماس فیزیکی فراهم می‌کند.
انواع دورکاری
با توجه به تجربیات و مطالعات مختلف، انواع دورکاری به چند دسته اصلی تقسیم می‌شود. در ادامه به بررسی انواع مختلف دورکاری می‌پردازیم:
الف. دورکاری تمام وقت (Full-Time Remote Working)
در این مدل، کارمندان تمامی وظایف شغلی خود را از راه دور – معمولاً از خانه یا فضاهای کاری اشتراکی – انجام می‌دهند. کارکنان دورکار تمام وقت همانند کارمندان حضوری حقوق ثابت، پوشش بیمه و سایر مزایا را دریافت می‌کنند؛ تنها تفاوت اصلی در مکان انجام کار است. این مدل برای مشاغلی با فعالیت‌های تخصصی و مدیریتی که امکان حضور مستقیم در دفتر را کم می‌کنند، مناسب است. همچنین در محاسبه دور کاری و تعیین دستمزد، ابزارهای حسابداری تخصصی نقش مهمی دارند.
ب. دورکاری پاره وقت (Part-Time Remote Working)
در این مدل، کارکنان بخشی از ساعات کاری خود را به صورت دورکاری و بخشی را به صورت حضوری در محل کار انجام می‌دهند. به‌عنوان مثال، فرد ممکن است سه روز در هفته از خانه کار کند و دو روز به صورت حضوری به محل کار مراجعه نماید. این روش به حفظ تعادل بین تعامل حضوری و بهره‌مندی از انعطاف‌پذیری دورکاری کمک می‌کند.
ج. دورکاری موقعیتی (Situational Remote Working)
این نوع دورکاری در شرایط اضطراری یا خاص بکار گرفته می‌شود؛ مانند بروز بیماری، شرایط آب و هوایی نامساعد یا در مواقعی که برای انجام یک پروژه خاص نیاز به تمرکز بالا وجود دارد. در این حالت، فرد برای مدت زمان مشخصی مجبور می‌شود از دفتر کار دور بماند و وظایف خود را به صورت دورکاری انجام دهد.
د. کار در منزل (Home-Based Working)
در این مدل، فرد به دلیل شرایط خاص مانند مراقبت از کودکان یا شرایط خانوادگی مجبور است کار خود را در منزل انجام دهد. ممکن است در این شرایط به‌عنوان کارمند رسمی استخدام نشود؛ بلکه به‌عنوان یک فریلنسر یا مستقل فعالیت کند. این مدل به عنوان یکی از انواع دورکاری کاربردی شناخته می‌شود.
ه. دورکاری فریلنسری یا مستقل (Freelance / Independent Remote Working)
فریلنسرها به عنوان افراد مستقل پروژه‌ای را قبول کرده و در بازه زمانی تعیین شده، وظایف مشخص را انجام می‌دهند. در این مدل، قرارداد بین مشتری و فریلنسر بسته می‌شود و شرکت‌ها تعهدات ثابت مانند مزایا یا پوشش‌های بیمه‌ای به این افراد ندارند. مدل فریلنسری یکی از پرطرفدارترین انواع دورکاری در بین افراد با مهارت‌های خاص محسوب می‌شود.
و. دورکاری سیار (Mobile Remote Working)
در این مدل، کارکنان با استفاده از تجهیزات قابل حمل مانند لپ‌تاپ، موبایل و سایر ابزارهای مدرن قادر به کار در هر مکان و موقعیت جغرافیایی هستند. دورکاری سیار به ویژه برای مشاغل مدیریتی، فنی یا حوزه‌های فروش و خدمات پس از فروش کاربرد دارد. این مدل به کاربر امکان می‌دهد در هر نقطه‌ای از دنیا با فناوری‌های نوین به کار خود ادامه دهد.
ز. انواع دورکاری طبق دیدگاه کارشناسان بین‌المللی
اورسولا هوکس، عضو سازمان IES، انواع دورکاری را به پنج دسته تقسیم کرده است که شامل:
- Multi-Site Telework: کار از سایت‌های مختلف مانند خانه و یا مکان‌های کار مجازی.
- Home Telework: کار از خانه که معمولاً شامل مشاغل با مهارت پایین‌تر است.
- Freelance Telework: نوع فریلنسری که کارکنان برای چندین مشتری فعالیت می‌کنند.
- Mobile Telework: کار از طریق تلفن همراه و تجهیزات قابل حمل.
- Relocated Back-Office: کار در مراکز ریموت یا سایت‌های تخصصی خارج از محل اصلی شرکت که برای وظایف پشتیبانی و خدمات مشتری به کار گرفته می‌شود.
به طور کلی این «انواع دورکاری» نشان می‌دهد که مدل دورکاری چند بُعدی بوده و با توجه به نیاز سازمانی و شرایط فردی، می‌تواند به شکل‌های مختلف بکار گرفته شود.
قوانین، مقررات و محاسبه دور کاری
الف. قوانین و مقررات مرتبط با دورکاری
در ایران از سال ۱۳۸۹ قوانین و آیین‌نامه‌هایی جهت تعیین شرایط دورکاری تصویب شده‌اند. این قوانین شامل موارد زیر است:
حداقل دوره دورکاری: معمولاً برای اجرای شرایط دورکاری حداقل دوره‌ای به مدت شش ماه در نظر گرفته می‌شود که در صورت رضایت دو طرف قابل تمدید است.
اولویت‌بندی: در صورتی که چند کارمند دارای صلاحیت یکسان برای انتخاب شرایط دورکاری باشند، اولویت به افراد معلول، زنان باردار و مادرانی که فرزندشان کمتر از شش سال است، داده می‌شود.
پرداخت کمک هزینه: بر اساس قوانین، کارفرما ملزم به پرداخت حداقل پنج درصد از حقوق به عنوان کمک هزینه تجهیزات و فناوری‌های لازم جهت دورکاری است.
ب. محاسبه دور کاری (Calculation of Remote Work)
یکی از مباحث کلیدی در اجرای دورکاری، «محاسبه دور کاری» و تعیین دقیق حقوق و دستمزد است. در این زمینه اصولی وجود دارد که شامل موارد زیر می‌شود:
حقوق پایه: همانند کارکنان حضوری، حقوق اصلی بر اساس شرایط شغلی تعیین می‌شود.
کمک هزینه تجهیزات: همان‌طور که در قوانین ذکر شده، حداقل پنج درصد از حقوق به عنوان کمک هزینه جهت تهیه تجهیزات مورد نیاز (کامپیوتر، تلفن، اینترنت و غیره) به کارمندان پرداخت می‌شود.
اضافه‌کاری: در صورت انجام ساعات کار اضافی یا حجم کار بیشتر، حق اضافه‌کاری به صورت درصدی از حقوق پرداخت می‌شود.
قراردادهای پروژه‌ای: در مدل‌های فریلنسری یا پیمانکاری مستقل، مبلغ کل پروژه معمولاً به چند مرحله تقسیم می‌شود و پس از تأیید هر فاز، پرداخت انجام می‌گیرد.
ابزارهای حسابداری و نرم‌افزارهای «محاسبه دور کاری» نقش حیاتی در ارزیابی دقیق ساعات کار و اطمینان از پرداخت عادلانه حقوق دارند.
مزایا و معایب دورکاری
الف. مزایای دورکاری
برای کارمندان
استقلال و آزادی: دورکاری امکان سازماندهی زمان شخصی را به فرد می‌دهد؛ بدون نیاز به صرف زمان در مسیر رفت و آمد، فرد می‌تواند ساعات کاری خود را طبق اولویت‌های شخصی تنظیم کند.
صرفه‌جویی در هزینه‌ها: هزینه‌های مربوط به رفت و آمد، سوخت، پارکینگ و سایر مخارج مرتبط به محل کار کاهش یافته و به کارمند امکان پس‌انداز و بهبود کیفیت زندگی داده می‌شود.
کاهش استرس و افزایش بهره‌وری: کار در محیط آرام و آشنا، بدون حواس‌پرتی‌های ناشی از فضای اداری و ترافیک، می‌تواند باعث افزایش تمرکز و بهبود عملکرد فرد گردد.
بهبود تعادل بین کار و زندگی: با انعطاف زمانی، کارمند می‌تواند زمان کافی برای خانواده، آموزش‌های شخصی و فعالیت‌های ورزشی در نظر بگیرد.
فرصت‌های شغلی گسترده‌تر: امکان همکاری با شرکت‌های معتبر و حتی در سطح بین‌المللی بدون محدودیت جغرافیایی از دیگر مزایای دورکاری است.
برای کارفرمایان
کاهش هزینه‌های زیرساخت: با اجرای دورکاری، هزینه‌های مرتبط با اجاره، نگهداری و تجهیز دفاتر به طور چشمگیری کاهش می‌یابد.
افزایش بهره‌وری و کارایی: کارکنانی که در محیط‌های امن و دلنشین کار می‌کنند، عملکرد بهتری از خود نشان می‌دهند؛ در نتیجه افزایش تولید و بهبود کیفیت خدمات تضمین می‌شود.
جذب استعدادهای بیشتر: امکان جذب نیروهای متخصص از شهرها یا کشور‌های دیگر با توجه به عدم نیاز به حضور فیزیکی در محل کار، ارزش استخدام کارمندان را افزایش می‌دهد.
کاهش غیبت و افزایش وفاداری: رضایت شغلی بالاتر و انعطاف‌پذیری موجب کاهش غیبت و افزایش تعهد کارکنان نسبت به سازمان می‌شود.
ب. معایب و چالش‌های دورکاری
برای کارمندان
احساس انزوا و نبود تعامل اجتماعی: کارکردن در منزل ممکن است منجر به احساس تنهایی و کاهش ارتباط حضوری با همکاران شود که به تدریج می‌تواند روحیه و انگیزه فرد را کاهش دهد.
ادغام فضای کار و زندگی شخصی: نبود مرزهای مشخص بین محل کار و زندگی شخصی می‌تواند مدیریت زمان را دشوار کند و به افزایش ساعات کاری و کاهش وقت استراحت بیانجامد.
کمبود نظارت مستقیم: عدم حضور فیزیکی در محل کار ممکن است به کاهش نظارت و در نتیجه کاهش انگیزه و بهره‌وری در بعضی موارد منجر شود.
حواس‌پرتی‌های خانگی: عوامل محیطی مانند صدای خانواده، تلفن‌های همراه و سایر مزاحمت‌ها می‌تواند تمرکز را مختل کند.
برای کارفرمایان
مشکل در نظارت و ارزیابی عملکرد: عدم دسترسی به نظارت حضوری و کنترل مستقیم بر فرایند کار می‌تواند ارزیابی دقیق عملکرد کارکنان را به چالش بکشد.
مسائل امنیتی و فنی: ذخیره‌سازی داده‌ها و اطلاعات حساس سازمان بر روی دستگاه‌های شخصی کارکنان ممکن است مشکلات امنیتی به همراه داشته باشد.
چالش‌های فرهنگی و ارتباطی: کاهش تعامل حضوری ممکن است موجب ایجاد فاصله بین افراد و کاهش حس همبستگی تیمی شود که بر هماهنگی‌های کاری تأثیر منفی دارد.
هزینه‌های پنهان: در برخی موارد، هزینه‌های مربوط به تجهیزات و فناوری‌های لازم برای دورکاری ممکن است به عهده کارکنان گذاشته شود، که این موضوع می‌تواند باعث نارضایتی شود.
تجهیزات و فناوری‌های ضروری در سیستم‌های دورکاری
الف. تجهیزات اصلی برای اجرای دورکاری
برای بهره‌مندی از یک سیستم کارآمد دورکاری، داشتن تجهیزات مناسب ضروری است؛ از جمله:
کامپیوتر یا لپ‌تاپ: ابزار اصلی جهت انجام وظایف شغلی در منزل یا هر مکان دیگر است.
دستگاه‌های ارتباطی: تلفن همراه هوشمند، تلفن‌های IP (از جمله محصولات شرکت Cisco و دستگاه‌های مشابه) که امکان برقراری تماس‌های صوتی و تصویری با کیفیت را فراهم می‌کنند.
ابزارهای ویدئو کنفرانس: نرم‌افزارهایی مانند اپلیکیشن‌های ویدئو کنفرانس (همچون NetYab) برای برگزاری جلسات آنلاین و به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش ضروری هستند.
سیستم‌های File Sharing: استفاده از سرویس‌های ابری (مانند Google Drive) یا راه‌اندازی فضای File Sharing اختصاصی (مثلاً با استفاده از FreeNas) جهت اشتراک‌گذاری و ذخیره فایل‌های سازمانی.
تجهیزات شبکه: روترهای مناسب مانند محصولات شرکت Microtik (hAP mini، hAP lite) که امکان دسترسی به اینترنت و ایجاد شبکه‌های مطمئن را فراهم می‌کنند.
ب. اهمیت نرم‌افزارهای مدیریت و حسابداری
برای نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان دورکار، ابزارهای مدیریت پروژه و نرم‌افزارهای حسابداری و «محاسبه دور کاری» مورد نیاز است تا ساعات کاری، بهره‌وری و پرداخت‌های مرتبط به صورت دقیق محاسبه شود. ابزارهایی مانند سیستم‌های حضور و غیاب (با امکان ثبت لوکیشن) می‌توانند به مدیران در کنترل دقیق و ارزیابی عملکرد کمک نمایند.
نکات طلایی موفقیت در دورکاری
برای رسیدن به موفقیت در اجرای دورکاری و بهره‌وری بهینه، رعایت برخی نکات کلیدی توصیه می‌شود:
الف. تنظیم دقیق زمان‌های کاری
برنامه‌ریزی منظم: تقسیم روز به بازه‌های زمانی مشخص و تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت برای هر بازه به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.
استفاده از تایمر: تنظیم زنگ هشدار برای یادآوری زمان استراحت و پایان ساعت کاری جهت جلوگیری از اضافه‌کاری.
ب. ایجاد محیط کاری منظم
فضای مشخص برای کار: اختصاص یک قسمت از منزل به عنوان دفتر کار (mini-office) برای جداسازی واضح بین فضای زندگی و کار، اهمیت ویژه‌ای دارد.
تنظیم تجهیزات: اطمینان از در دسترس بودن تجهیزات لازم نظیر کامپیوتر، تلفن و اینترنت با کیفیت.
ج. حفظ ارتباط و تعامل با همکاران
برگزاری جلسات آنلاین: استفاده از ویدئو کنفرانس‌ها و ابزارهای همکاری برای حفظ ارتباط منظم با همکاران و مدیران.
پاسخگویی سریع به پیام‌ها: حفظ تعامل از طریق ایمیل، چت و پلتفرم‌های مدیریت زمان کمک می‌کند تا حس تعلق تیمی حفظ شود.
د. مدیریت بهینه زمان و جلوگیری از حواس‌پرتی
اولویت‌بندی وظایف: تنظیم یک فهرست از کارهای روزانه و انجام کارهای حیاتی به ترتیب اولویت، بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
کنترل حواس‌پرتی: استفاده از تکنیک‌هایی مانند تعیین زمان‌های مشخص برای چک کردن شبکه‌های اجتماعی و خاموش کردن اعلان‌ها در ساعات کاری.
ه. تغییر محیط و استفاده از مکان‌های متنوع
کار در محیط‌های متفاوت: گاهی اوقات خارج شدن از منزل و کار در کافه یا فضای اشتراکی می‌تواند حس تازگی و انگیزه را افزایش دهد.
ایجاد تنوع در روال کاری: تغییرات کوچک در برنامه روزانه می‌تواند به افزایش خلاقیت و کاهش احساس انزوا کمک کند.
نتیجه‌گیری
دورکاری به عنوان یک رویکرد نوین در سبک کاری، با توجه به پیشرفت‌های فناوری و نیازهای رو به رشد بازار، به یکی از ابزارهای مهم افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سازمان‌ها تبدیل شده است. در این مقاله سعی شد تا به‌طور جامع به تعریف کامل دورکاری، انواع آن (از جمله دورکاری تمام وقت، پاره وقت، موقعیتی، خانگی، فریلنسری، سیار و انواع دیگر بر اساس دیدگاه‌های بین‌المللی) پرداخته شود. همچنین به بررسی قوانین و مقررات مرتبط با دورکاری، اصول و مبانی محاسبه دور کاری و تعیین دقیق حقوق با استفاده از ابزارهای تخصصی پرداخته‌ایم.
مزایای دورکاری شامل استقلال و آزادی در سازماندهی زمان، صرفه‌جویی در هزینه‌های رفت و آمد، افزایش بهره‌وری و بهبود تعادل بین زندگی شخصی و حرفه‌ای، و امکان جذب نیروهای متخصص از سراسر جهان است. اما از سوی دیگر معایبی همچون احساس انزوا، مشکلات در تفکیک کار و زندگی شخصی، کاهش نظارت مستقیم و چالش‌های امنیتی در حوزه فناوری نیز وجود دارد. با در نظر گرفتن تمام این موارد، مدیران و کارمندان می‌توانند با به‌کارگیری روش‌های مدیریت زمان، استفاده از تجهیزات و نرم‌افزارهای مناسب، محیط کاری منظم و ایجاد تعامل مؤثر، به موفقیت تضمینی در اجرای مدل‌های دورکاری دست یابند.
در نهایت، با توجه به اهمیت «محاسبه دور کاری» به‌عنوان یکی از ابزارهای ارزیابی عملکرد و تعیین دقیق حقوق، اجرای انواع دورکاری در قالب قراردادهای دقیق (تمام وقت، پاره وقت، موقت، آزمایشی یا فریلنسری) از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. سازمان‌ها با رعایت نکات فوق و بهره‌گیری از فن‌آوری‌های نوین می‌توانند در شرایط بحرانی و تغییرات سریع محیط کاری، به‌طور هوشمندانه برنامه‌ریزی کرده و از انعطاف‌پذیری و مزایای دورکاری نهایت استفاده را ببرند.
این مقاله جامع سعی داشته است تا به تمامی ابعاد مهم در حوزه دورکاری – از تعاریف پایه و انواع مختلف آن تا بررسی دقیق مزایا، معایب و راهکارهای موفقیت – پرداخته و راهنمایی کاملی برای افرادی باشد که قصد دارند در این مدل نوین کاری وارد شوند یا سازمان‌های خود را بر این مبنا مدیریت نمایند. امیدواریم با به کارگیری نکات ارائه شده و بهره‌گیری از زیرساخت‌های مناسب، بتواند به توسعه کسب‌وکار و افزایش کارایی در دنیای امروز کمک شایانی نماید.
دیدگاهتان را بنویسید