کدینگ جامع حسابداری
در دنیای پرحجم اعداد و اسناد، آنچه حسابدار را از سردرگمی نجات میدهد «کدینگ حسابداری» است؛ روشی ساختیافته برای مرتبسازی و دستهبندی موضوعات و عملیات مالی بر اساس ماهیت و سطح فعالیت تا اطلاعات، هم قابل تفکیک باشند و هم با سرعت بازیابی شوند . در ادامه به طور کامل بهبررسی کدینگ حسابداری، انواع و اهداف استفاده از این ساختار میپردازیم پس تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
کدینگ حسابداری چیست ؟
برای اینکه بتوان رویدادهای مالی متنوع را مدیریت و کنترل کرد، لازم است از طریق روش اصولی به دستهبندی آنها پرداخت. کدینگ حسابداری مفهومی است که در این مسیر به ما کمک میکند.یکی از رایجترین روشهای کدینگ حسابها در حسابداری، روش درختی است. برای این کار دستهبندیها باید داری سطوح مختلف باشند تا از آن طریق بتوان زیرشاخه و سرشاخهها را مشخص کرد.
بهطور کلی باید گفت تمام فرایندهایی که برای دستهبندی رویدادهای مالی و کدگذاری حسابها در حسابداری انجام میشود را کدینگ جامع حسابداری میگویند.کدینگ حسابداری انواع مختلفی دارد که پیش از بررسی ساختارها و سطوح باید با آنها آشنا شویم. در این صورت میتوانیم بهدرک عمیقتری از مفهوم کدینگ برسیم.
تفکیک سه سطحی کدینگ جامع حسابداری
کدینگ جامع حسابداری همه حسابهای یک واحد را در یک سیستم واحد، منظم و طبقهبندیشده گرد میآورد. رایجترین تفکیک سه سطحی به این صورت بیان شده است :
1️⃣ سطح اول : گروههای اصلی (دارایی، بدهی، حقوق صاحبان سهام/سرمایه، درآمد، هزینه)
2️⃣ سطح دوم : گروههای فرعی (داراییهای جاری/غیرجاری، بدهیهای جاری/بلندمدت و …)
3️⃣ سطح سوم : حسابهای معین (نقد و بانک، دریافتنیها، پرداختنیها، پیشپرداختها، استهلاک و …)
در برخی سیستمها، سطوح بیشتری نیز تعریف میشود تا جزئیات مدیریتی و کنترلی با دقت بالاتری قابل گزارش باشد.
انواع کدینگ حسابداری
سیستمهای حسابداری از چندین نوع کدینگ استفاده میکنند که متناسب با نیازها و ماهیت فعالیت سازمان طراحی میشوند :
1️⃣ کدینگ حفظی ( بر اساس حروف اول حسابها ) : این روش کدگذاری تقریبا ساده است. در کدینگ حفظی علامتگذاری و مختصرنویسی با کمک کاراکترهای فارسی انجام میشود. برای کدگذاری در این روش از حروف اول کلمات به اختصار در کنار یکدیگر استفاده میکنند. برای نمونه حسابهای مالی را میتوان با کد (ح-م) شمارهگذاری کرد.
2️⃣ کدینگ متوالی یا پیدرپی : کدینگ متوالی را کدینگ سریالی نیز میگویند. برای استفاده از این روش باید چند عدد را پشت سر هم قرار داد تا کدهای مرتبی برای حسابها بهوجود بیاید.
3️⃣ کدینگ سلسله مراتبی : نمونه کدینگ حسابداری سلسله مراتبی با ویژگیهای خاصی که دارد توانسته به یکی از محبوبترین روشهای کدگذاری در رویدادهای مالی و حسابرسی تبدیل شود. از ویژگیهای کدینگ سلسله مراتبی میتوان به نظم و دقت زیاد آن اشاره کرد. همچنین در این روش میتوان بدون هیچگونه محدودیتی به کدگذاری تمامی دادهها، حسابها و کالاها پرداخت.
کدینگ سلسله مراتبی ساختاری درختی دارد؛ به طوری که یک شاخه اصلی وجود دارد و حسابها بر اساس نوع و ماهیت به زیرگروههای مربوط تقسیم میشوند. در این روش، کدهای زیرشاخه با شاخه اصلی هماهنگ هستند.
4️⃣ کدینگ تودهای : برای اینکه کدها را به یک حساب اختصاص داد باید از روش خاصی استفاده کرد که کدینگ تودهای نام دارد. این روش را تنها میتوان در یک دوره مالی بهکار برد.
5️⃣ کدینگ وجهی : از آنجایی که در کدینگ وجهی یک عدد را به حسابی خاص و زیرمجموعههای آن اختصاص میدهند میتوان تخصیص دادهها و اعداد را مانند یک قرارداد استاندارد قبول کرد.
6️⃣ کدینگ اعشاری : استفاده از جداکننده اعشار برای افزودن زیرگروهها و دقت بیشتر در لایهبندی.
7️⃣ کدینگ ترکیبی : ترکیب چند روش برای انطباق بهتر با نیازهای خاص هر سازمان.
کاربرد کدینگ حسابداری
کدینگ حسابداری به اهداف زیر خدمت میکند :
1️⃣ استانداردسازی عملیات مالی : ایجاد یک الگوی یکنواخت برای ثبت رویدادهای مالی.
2️⃣ افزایش دقت ثبت : کاهش خطاهای ناشی از ورود دستی اطلاعات.
3️⃣ تسهیل در تهیه گزارش : استخراج سریع و دقیق اطلاعات جهت تحلیلهای مدیریتی.
4️⃣ بهبود فرآیند تصمیمگیری : ارائه اطلاعات مالی معتبر به مدیران جهت اتخاذ تصمیمهای اقتصادی
اهداف کدینگ حسابداری
اهداف تصریحشده شامل :
1️⃣ افزایش سرعت و دقت ثبت رویدادها
2️⃣ شناسایی و جستوجوی آسان حسابها
3️⃣ رعایت استانداردهای حسابداری
4️⃣ تفکیک روشن سرفصلها
5️⃣ قابلیت مقایسه گزارشها
6️⃣ انطباق با نرمافزارهای مالی
7️⃣ کنترل و نظارت بهتر و بهبود بهرهوری تیم حسابداری.
ساختار استاندارد کدها در کدینگ حسابداری
کدینگ نیز مانند دیگر مفاهیم باید ساختار استانداردی داشته باشد که عبارتاند از :
1️⃣ گروه حساب : صورت های مالی و حسابداری همگی باید در این لایه قرار گیرند تا کدینگ جامع حسابداری از ساختار درستی برخوردار باشد. از مواردی که باید در سطح گروه حساب قرار داده شوند میتوان به تمامی درآمدها، هزینهها، بدهیهای جاری و غیرجاری، ذینفعان، سرمایهگذاران و حقوق مرتبط با آنها اشاره کرد.
2️⃣ حساب کل : صورتهای مالی باید در این سطح از ساختار استاندارد کدینگ تعریف شوند. از بخشهای اصلی این سطح میتوان به نیازها و فعالیتهای اصلی شرکت اشاره کرد.
3️⃣ حساب معین : برای راحتی در کار، سطح سوم یا معین را به کوچککردن حسابهای کل اختصاص میدهند. تمام حسابها در این لایه بهصورت جزئی تقسیمبندی میشوند.
4️⃣ حساب تفصیلی 1 و حساب تفصیلی 2 : آخرین ساختار کدینگ شامل حسابهای تفصیلی بوده که درواقع همان حسابهای معین اما بهصورت جزئیتر و خرد شده است. طبقهبندی حسابهای بزرگ در نهایت باعث شناسایی راحتتر حسابها و همچنین سرعت بخشیدن به سایر فعالیتها خواهد شد.
مراحل اجرای کدینگ حسابداری
برای طراحی و اجرای یک سیستم کدینگ حسابداری دقیق، لازم است مراحل زیر به ترتیب انجام شود :
1️⃣ تعیین کد برای گروههای اصلی : در ابتدای کار، دستهبندی کلی حسابها مشخص میشود. هر گروه حساب (مانند داراییهای جاری، داراییهای غیرجاری، بدهیهای جاری و …) یک کد یکرقمی اختصاص مییابد. این مرحله به عنوان پایه و اساس سیستم کدینگ در نظر گرفته میشود.
2️⃣ تقسیم گروه حسابها به حساب کل : پس از تعیین گروههای اصلی، حسابها به حسابهای کل تقسیم میشوند. در این مرحله هدف ثبت اعداد به گونهای است که تصویر دقیقی از وضعیت مالی سازمان ارائه شود.
3️⃣ انجام کدینگ درختی برای حسابهای کل : در این مرحله، حسابهای کل به اجزای تشکیلدهنده خود، یعنی حسابهای معین، تقسیم میشوند. این فرآیند امکان تفکیک دقیقتر حسابهای کل را فراهم میکند و در تهیه گزارشهای جامع موثر است.
4️⃣ تعیین سرفصلهای معین : در آخرین مرحله، بر اساس کد حساب کل، حسابهای معین تعیین و سرفصلبندی میشوند. این مرحله نقش مهمی در تصمیمگیریهای مدیریتی و پیگیریهای مالی دارد و توصیه میشود که با دقت و به صورت یکنواخت انجام شود.
کدینگ حسابداری و نرمافزارها
✅ سپیدار : امکان انتخاب کدینگهای پیشفرض متناسب با نوع فعالیت (بازرگانی، خدماتی، تولیدی، پیمانکاری) و مشاهده درختواره سهسطحی گروه/کل/معین را فراهم میکند. مسیر انتخاب کدینگهای پیشفرض در محیط سیستم حسابداری و درج حسابهای پیشفرض ارائه شده است.
✅ هلو : کدینگ مطابق استانداردهای ایران تعریف شده و کاربر میتواند متناسب با نیازش آن را تغییر دهد (برای نمونه تفکیک «موجودی کالا» به زیرحسابهای مختلف).
✅ میزان : کدینگ تخصصی طراحیشده توسط تیم مالی، با سطوحی مانند گروه، کل، معین، تفصیلی، تفصیلی شناور، مرکز هزینه و واحد و قابلیت تغییرات گسترده.
✅ سبحان : نرمافزار ابری با پوشش کامل نیازهای کدینگ و محیط کاربری ساده برای تعریف/استفاده از سطوح موردنیاز.
✅ طراحی دیجیتالی کدینگ حسابداری : نشاندهنده میزان تسلط کاربر بر استقرار سیستم مالی است؛ کدینگ استاندارد بهمحض شروع کار، مسیر ثبت اسناد و تهیه صورتهای مالی را شفاف میکند.
معیارهای طراحی در کدینگ جامع حسابداری
1️⃣ تکیه بر اصول و استانداردهای حسابداری بهعنوان منبع طراحی.
2️⃣ قابلیت تنظیم در نرمافزار و امکان تعدیل کدینگ استاندارد.
3️⃣ ترتیب چیدمان از حساب آغازین تا خاتمه (منطق نقدشوندگی/گزارشدهی).
4️⃣ منطق کدگذاری (اعداد و طول کدها) بهنحوی که خوانا و توسعهپذیر باشد.
5️⃣ تناسب با نوع فعالیت (پیمانکاری، بازرگانی، صنعتی، خدماتی، فروشگاهی).
6️⃣ پوشش نیازهای گزارشگیری کاربران داخلی و مراجع بیرونی.
7️⃣ انعطافپذیری برای توسعه آتی و سهولت استفاده برای کاربران.
8️⃣ جامعیت کافی برای پوشاندن همه فعالیتها و جلوگیری از ابهام.
استاندارد حسابرسی و تأثیر آن بر کدینگ حسابداری
✅ تعریف استاندارد حسابرسی
استاندارد حسابرسی شامل مجموعهای از قواعد، ویژگیها و راهنماییها برای ثبت و گزارشدهی اطلاعات مالی است. استفاده از این استانداردها در طراحی کدینگ، تضمین میکند که اطلاعات مالی به صورت یکپارچه، دقیق و قابل مقایسه ثبت میشود.
📌 تأثیر استانداردهای حسابداری بر کدینگ
استفاده از استانداردهای حسابرسی در کدینگ حسابداری به موارد زیر کمک میکند :
- افزایش صحت اطلاعات : ثبت رویدادهای مالی مطابق با استانداردها موجب جلوگیری از خطاهای احتمالی میشود.
- بهبود گزارشدهی : صورتهای مالی تهیه شده بر اساس کدینگ استاندارد، قابلیت تحلیل دقیق را دارند.
- ایجاد اعتماد : استفاده از استانداردهای حسابرسی موجب افزایش اطمینان سرمایهگذاران و دیگر ذینفعان میشود
کاربردهای کدینگ حسابداری در صنایع مختلف
1️⃣ شرکتهای بازرگانی : در شرکتهای بازرگانی که حجم تراکنشهای مالی بالاست، کدینگ حسابداری به شفافسازی و تسریع در ثبت و طبقهبندی اطلاعات کمک میکند. این سیستم موجب مدیریت دقیق موجودیها و جریان نقدی میشود.
2️⃣ شرکتهای خدماتی : در شرکتهای خدماتی، تنوع فعالیتهای مالی و نیاز به گزارشهای مدیریتی دقیق، استفاده از کدینگ استاندارد را ضروری میکند. با استفاده از این سیستم، تهیه صورتهای مالی مانند ترازنامه، سود و زیان و گردش وجوه نقد به صورت سریع و دقیق انجام میشود.
3️⃣ شرکتهای تولیدی : در صنایع تولیدی، کدینگ حسابداری به تفکیک دقیق هزینههای تولید، انبارداری و سایر عملیات مرتبط کمک میکند. با استفاده از سطوح مختلف کدینگ (گروه، حساب کل، حساب معین و تفصیلی) میتوان عملکرد مالی سازمان را به دقت نظارت و تحلیل کرد.
4️⃣ شرکتهای پیمانکاری : با توجه به ماهیت پروژهای فعالیت شرکتهای پیمانکاری، استفاده از کدینگ حسابداری موجب شفافیت در ثبت هزینهها، درآمدها و سایر رویدادهای مالی میشود. این سیستم به افزایش اعتماد کارفرما و بهبود نظارت بر عملکرد مالی کمک میکند.
5️⃣ موسسات خیریه : برای موسسات خیریه که نیازمند شفافیت کامل در گزارشهای مالی هستند، کدینگ حسابداری امکان ثبت دقیق و طبقهبندی اطلاعات را فراهم میکند. این امر به نظارت دقیق بر هزینهها و جذب اعتماد خیرین کمک میکند.
6️⃣ سایر صنایع : در بخشهایی مانند حمل و نقل، معدن، رستوران و ساختمانسازی نیز به دلیل ویژگیهای خاص فعالیت، سیستمهای کدینگ متناسب طراحی میشوند تا اطلاعات مالی به صورت دقیق ثبت و مدیریت شوند.
کاربرد کدینگ حسابداری در گزارشدهی قانونی و مدیریتی
تهیه ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت جریان وجوه نقد و یادداشتهای توضیحی در گروِ کدینگ درست است. انتخاب کدهای گویا در سطح کل، دسترسی مراجع بیرونی (بانکها، اداره مالیات و …) به اطلاعات موردنیاز را ممکن میکند و در داخل سازمان نیز گزارشهای تحلیلی را دقیقتر و سریعتر تولید مینماید.
چگونه میتوان کدینگ حسابداری را تنظیم کرد ؟
یکی از آسانترین ابزارها برای کدینگ جامع حسابداری استفاده از نرمافزارهای پیشرفته مالی است. البته باید گفت نرمافزار اکسل نیز این قابلیت را برای کاربران فراهم کرده اما برخی نرمافزارهای مالی، امکانات پیشرفتهتری دارند.
شما میتوانید دستهبندی و کدگذاری را حتی روی کاغذ انجام دهید اما این کار حتی برای کسب و کارهای کوچک نیز زمانبر است، حال تصور کنید برای یک بیزینس بزرگ چه مشکلاتی پیش میآید. در نهایت نیز برای کدینگ جامع حسابداری حتی با کمک نرمافزار باید از شخص یا تیم حسابداری کاملا حرفهای کمک بگیرید تا تمام ساختارها را بهطور کامل و دقیق تنظیم و پیادهسازی کند.
طراحی دیجیتالی کدینگ حسابداری
با پیشرفت فناوری، سیستمهای دیجیتال حسابداری امکان تنظیم و بروزرسانی کدینگ را به صورت آنی فراهم میکنند. این سیستمها با ارائه قابلیتهای سفارشی و یکپارچهسازی اطلاعات در سطح سازمان، موجب تسهیل در ثبت رویدادهای مالی و تهیه گزارشهای جامع میشوند. طراحی دیجیتالی کدینگ به عنوان زبان مشترک سیستمهای اطلاعاتی، اطلاعات مالی را به شکلی دقیق و قابل دسترس ارائه میدهد.
✅ مزایا و چالشهای طراحی دیجیتال
📌 مزایا :
- سهولت تنظیم و تعدیل کدینگ براساس نیازهای روز سازمان
- دسترسی سریع به اطلاعات ثبتشده برای تهیه گزارشهای تحلیلی
- یکپارچگی اطلاعات در سیستمهای مختلف سازمان
📌 چالشها :
- نیاز به آموزش مناسب کارکنان جهت استفاده از سیستمهای دیجیتال
- هزینههای مربوط به پیادهسازی و نگهداری نرمافزارهای حسابداری پیشرفته
تفاوتهای کدینگ قدیمی و جدید
در حسابداری قدیمی، ترتیب حسابها بر اساس نقدشوندگی و اولویت حسابهای دائم تنظیم میشد. اما در حسابداری جدید، که با استانداردهای روز هماهنگ است، ترتیب حسابها به گونهای تنظیم میشود که ابتدا داراییهای غیرجاری، سپس داراییهای جاری و در بخش بدهیها، ابتدا حقوق مالکانه و سپس بدهیهای غیرجاری و در نهایت بدهیهای جاری گزارش میشوند. این تغییرات باعث شفافیت بیشتر در ارائه اطلاعات مالی و انطباق با استانداردهای حسابرسی مدرن میشود.
جمع بندی :
برای تنظیم کدینگ باید ساختار آن که از پنج سطح تشکیل شده بهدرستی پیادهسازی شود. از اهداف کدگذاری رویدادهای مالی میتوان به افزایش سرعت، دقت و ثبت جزئیات عملیاتهای مختلف اشاره کرد . کدینگ جامع حسابداری به عنوان ابزاری کلیدی در ساماندهی و کنترل دقیق رویدادهای مالی، نقش بسزایی در بهبود عملکرد سازمانها ایفا میکند. با استفاده از این سیستم استاندارد، سازمانها قادر خواهند بود :
- اطلاعات مالی را به صورت یکپارچه و منظم ثبت کنند.
- گزارشهای مالی دقیق و جامع تهیه نمایند.
- از بروز خطاهای انسانی جلوگیری کرده و سرعت عملیات مالی را افزایش دهند.
کدینگ حسابداری چیست ؟
کدینگ حسابداری روشی است برای دستهبندی و شمارهگذاری حسابها در سیستم حسابداری بهصورت عددی یا حروفی که باعث شناسایی سریعتر، تفکیک روشن حسابها و نظم در ثبت و گزارش اطلاعات مالی میشود.
مهمترین اهداف کدینگ حسابداری چیست ؟
اهداف کدینگ شامل افزایش سرعت و دقت ثبت رویدادهای مالی، کاهش خطا، امکان تهیه گزارشهای مالی استاندارد، سهولت در جستجو و تحلیل اطلاعات، رعایت استانداردهای حسابداری و بهبود بهرهوری در فعالیتهای حسابداری است.
چرا استفاده از کدینگ جامع حسابداری در شرکتها ضروری است ؟
چون کدینگ جامع حسابداری همه حسابها را بهصورت طبقهبندیشده و منظم در یک سیستم واحد قرار میدهد، امکان گزارشگیری سریع و دقیق را فراهم میکند و برای تصمیمگیریهای مدیریتی و پاسخگویی به مراجع قانونی مانند اداره مالیات حیاتی است.
انواع کدینگ حسابداری کداماند ؟
رایجترین انواع کدینگ عبارتند از: کدینگ حفظی، کدینگ متوالی یا سریالی، کدینگ سلسله مراتبی، کدینگ تودهای، کدینگ وجهی، کدینگ اعشاری و کدینگ ترکیبی.
سطوح اصلی کدینگ حسابداری چیست ؟
سطوح شامل گروه حساب، حساب کل، حساب معین و حساب تفصیلی (و در برخی سیستمها تفصیلی شناور، مرکز هزینه و واحد) هستند که بهصورت درختی از کلی به جزئی سازماندهی میشوند.
تفاوت کدینگ قدیمی و جدید در صورتهای مالی چیست ؟
در کدینگ قدیمی، ترتیب حسابها بر اساس نقدشوندگی بیشتر تنظیم میشد. در صورتهای مالی جدید، ابتدا داراییهای غیرجاری، سپس جاری، در بخش حقوق مالکانه ابتدا حقوق مالکانه و بعد بدهیهای غیرجاری و در پایان بدهیهای جاری گزارش میشوند.
دیدگاهتان را بنویسید