صورت مغایرت بانکی چیست ؟
صورت مغایرت بانکی چیست ؟
صورت مغایرت بانکی به معنای وجود مدرک عدم تطابق بین اطلاعات مالی یک حساب بانکی و وضعیت واقعی آن است. این نوع مغایرتها ممکن است به علت خطای سیستمی، خطای انسانی یا فعالیت های متقلبانه رخ دهد. صورت مغایرت بانکی یکی از مهمترین ابزارهای کنترلی در حسابداری و امور مالی است؛ گزارشی که کمک میکند رفتوآمد پول را همزمان در دو جا ببینید : ورود و خروج ثبتشده در سیستم حسابداری و ورود و خروج منعکسشده در صورتحساب بانک.
وقتی این دو تصویر کنار هم قرار میگیرند، اگر اختلافی وجود داشته باشد، قابل شناسایی و قابل اصلاح میشود؛ درست همان جایی که سؤال رایج «مغایرت یعنی چی؟» معنا پیدا میکند: یعنی مانده حساب بانک در دفاتر با ماندهای که بانک در صورتحسابش نشان میدهد یکی نیست و باید دلیلش روشن شود.
مغایرت یعنی چی و چه مواردی باعث ایجاد مغایرت بانکی میشوند ؟
مغایرت بانکی، همان اختلاف بین مانده دفاتر و مانده صورتحساب بانک است. این اختلاف میتواند دلایل متفاوتی داشته باشد و همیشه هم از یک بخش خاص نیست؛ گاهی مشتری، گاهی بانک و گاهی ثبتهای داخل شرکت یا حسابداری، منشأ اختلاف میشوند.
1️⃣ بخش مشتریان
- ممکن است شرکت یا حسابدار از واریزی مشتری به حساب اطلاع نداشته باشد یا آن واریزی در دفاتر ثبت نشده باشد.
2️⃣ حسابداری شرکت
- ممکن است حسابدار بانک یا شرکت در مبلغ واریزی یا برداشت خطا کرده باشد.
3️⃣ بخش بانک
- ممکن است بانک مبلغی را بابت کارمزد برداشت کرده باشد و اعلام آن به شرکت نرسیده باشد.
- ممکن است بانک در ثبت مبلغ واریز یا برداشت از حساب خطا کرده باشد.
صورت مغایرت بانکی به چه صورت است ؟
1️⃣ مغایرت در موجودی حساب : وقوع این نوع مغایرت به معنای وجود تفاوت بین موجودی حقیقی حساب بانکی شما و موجودی ثبت شده در سیستم بانک است. مثلاً، ممکن است حساب شما موجودی کمتری نسبت به موجودی واقعی نشان دهد.
2️⃣ مغایرت در تراکنشها : این نوع مغایرت به معنای وجود تراکنشهای ناخواسته، تکراری، نامتعارف یا ناشناخته در صورت حساب بانکی شما است. مثلاً، ممکن است برای تراکنشهایی که شما انجام ندادهاید، مبلغی از حساب شما کسر شود.
3️⃣ مغایرت در کارتهای اعتباری : این نوع مغایرت ممکن است به دلیل برداشت ناخواسته و نامتعارف از کارت اعتباری شما رخ دهد. به عنوان مثال، ممکن است برای خریدهایی که شما انجام ندادهاید، مبلغی از حساب شما کسر شود.
در صورت مشاهده هرگونه مغایرت بانکی، مهم است که به سرعت با بانک خود تماس بگیرید و مسئله را گزارش کنید. بانک معمولاً رویکردهای مناسبی را در جهت بررسی و رفع این نوع مشکلات دارد و شما را راهنمایی میکند.
اهمیت تهیه صورت مغایرت بانکی
تهیه صورت مغایرت بانکی بسیار مهم است و دارای اهمیتهای زیر است :
1️⃣ شناسایی مشکلات : صورت مغایرت بانکی به شما امکان میدهد تا مشکلات و عدم تطابقهای موجود در حساب بانکی خود را شناسایی کنید. این مغایرتها ممکن است به علت خطای سیستمی، انسانی یا تقلب رخ دهند. با داشتن صورت مغایرت، شما میتوانید به سرعت مشکل را تشخیص داده و اقدامات لازم را برای حل آنها انجام دهید.
2️⃣ پیگیری و ردیابی : با داشتن صورت مغایرت بانکی، میتوانید اطلاعات را در اختیار بانک قرار داده و پیگیری بهتری را انجام دهید. این مورد شامل تماس با بانک، ارائه اطلاعات تکمیلی و پیگیری دقیق تر وضعیت مغایرت میشود.
3️⃣ حفظ حقوق و دفاع : صورت مغایرت بانکی به عنوان یک سند مستند، به شما امکان میدهد تا حقوق و منافع خود را حفظ کنید و در صورت لزوم، به دفاع از خود بپردازید. این سند میتواند به عنوان شواهدی برای مراجع قانونی مورد استفاده قرار گیرد.
انواع صورت مغایرت بانکی
1️⃣ صورت مغایرت بانکی ساده : در این نوع صورت مغایرت، تمام تراکنشها و عملیات مالی در حساب بانکی شما به صورت جامع و مختصر ذکر میشود. این صورت مغایرت شامل موارد زیر است:
- واریز و برداشتهای نقدی : مبالغ واریزی و برداشتی نقدی از حساب بانکی شما.
- تراکنشهای الکترونیکی : شامل پرداختهای الکترونیکی، خریدها، واریز و برداشتهای از طریق کارتهای بانکی و سایر تراکنشهای مرتبط با حساب بانکی شما.
- هزینهها و کارمزدها : شامل کارمزدها، هزینههای حساب، هزینههای کارتهای اعتباری و سایر هزینههای متصل به حساب بانکی شما.
2️⃣ صورت مغایرت بانکی جزئی و مفصل : این نوع صورت مغایرت بانکی شامل جزئیات دقیقتری از تراکنشها و عملیات مالی حساب بانکی شما است. به طور کلی، این صورت مغایرت شامل موارد زیر است :
- جزئیات تراکنشها : شامل تاریخ، زمان، مبلغ، نوع تراکنش، شماره حواله و سایر جزئیات مشابه.
- مغایرتهای مالی : شامل هر نوع عدم تطابق بین موجودی واقعی حساب بانکی شما و موجودی ثبت شده در سیستم بانک یا تراکنشهای نادرست و نامتعارف مانند کسر مبالغ ناشناخته از حساب بانکی شما.
- جزئیات کارمزدها و هزینهها : شامل هزینههای کارت، کارمزدها، هزینههای متصل به حساب و سایر جزئیات مرتبط.
در واقع، صورت مغایرت بانکی باید شامل جزئیات کاملی از تمام تراکنشها و عملیات مالی در حساب بانکی شما باشد تا بتوانید به درستی اطلاعات مغایر را تشخیص داده و مشکلات را رفع کنید.
روش های تهیه صورت مغایرت بانکی
برای تهیه صورت مغایرت بانکی، سه روش متداول مطرح میشود. در هر روش، یکی از ماندهها مبنا قرار میگیرد و با اعمال اقلامی که باعث اختلاف شدهاند، تراز نهایی به دست میآید.
1️⃣ بر اساس «مانده بانک»
در این روش، ابتدا مانده بانک در دفتر شرکت مشخص میشود و سپس مواردی که مانده را کم یا زیاد میکنند لحاظ میگردند؛ مثل :
- وجوه بین راهی و ماندههای مرتبط که به حساب شرکت اضافه میشوند.
- کارمزد بانک، اسناد تنزیلی و چک لاوصول که از حساب شرکت کم میشوند.
2️⃣ بر مبنای «مانده دفاتر»
در این شیوه، هدف این است که از مانده بانک به مانده دفاتر برسیم و موارد لازم را اضافه یا کسر کنیم. مسیر کلی چنین است:
- وجوه بین راهی را به مانده حساب بانک اضافه میکنیم.
- چک معوق را از مانده حساب بانک کم میکنیم.
- اسناد تنزیلی، چک لاوصول و کارمزد بانک را از مانده حساب شرکت کم میکنیم.
- واریزی دیگران و مانده دفاتر شرکت را به مانده حساب شرکت اضافه میکنیم.
3️⃣ بر اساس «مانده واقعی شرکت»
در این روش، اصلاحات همزمان بر اساس دفاتر و صورتحساب بانک انجام میشود تا در نهایت مانده واقعی به دست آید. در این شیوه، دو دسته مانده مطرح است :
- ماندههایی که طبق دفاتر شرکت اضافه میشوند : کارمزد بانک، اسناد تنزیلی، چک لاوصول و واریزی دیگران
- ماندههایی که طبق صورتحساب بانک اضافه میشوند: چکهای معوق و وجوه بین راهی
گاهی برای نمایش این روش، از فرم تطبیقی یا حساب T استفاده میشود تا اصلاحات هر طرف واضحتر دیده شود.
مراحل تهیه صورت مغایرت بانکی
مراحل تهیه صورت مغایرت بانکی و ثبت های حسابداری صورت مغایرت بانکی به صورت زیر است :
1️⃣ جمع آوری اطلاعات بانکی
- جمع آوری اسناد مالی : اسنادی مانند فیشهای بانکی، گواهی واریز و برداشت، گزارشهای مالی و هر نوع اسناد مرتبط دیگر را جمع آوری کنید.
- دسترسی به سامانه بانکی آنلاین : وارد سامانه بانکی آنلاین خود شوید و صفحه حساب خود را باز کنید.
2️⃣ بررسی تراکنشها
- بررسی تراکنشها : تمامی تراکنشهای مالی موجود در صفحه حساب بانکی خود را بررسی کنید. این مورد شامل واریزها، برداشتها، پرداختها، کارمزدها و هزینهها است.
- ثبت جزئیات : برای هر تراکنش، جزئیاتی مانند تاریخ، مبلغ، نوع تراکنش و شرح آن را ثبت کنید.
3️⃣ مقایسه با گزارش بانکی
- دریافت گزارش بانکی : در صورتی که بانک گزارشهای مالی را در اختیار شما قرار میدهد، آن را دریافت کنید.
- مقایسه تراکنشها : تراکنشهای ثبت شده در گزارش بانکی را با تراکنشهایی که شما ثبت کردهاید مقایسه کنید. بررسی نمایید که تمامی تراکنشها در صورت مغایرت بانکی شما درج شده باشند و هیچ تراکنشی از بین نرفته است.
4️⃣ تشخیص مغایرت و رفع آن
- تشخیص مغایرت : چنانچه تراکنشهایی در گزارش بانکی شما وجود دارند که در صورت مغایرت بانکی ثبت نشدهاند، یا مبالغ و جزئیات تراکنشها با صورت مغایرت شما مطابقت ندارند، مغایرتها را لیست کنید.
- رفع مغایرت : بررسی کنید که مغایرت چه علتی دارد. آیا یک تراکنش از بین رفته است یا جزئیاتی اشتباه وارد شده است؟ با بانک تماس بگیرید و مشکل را گزارش دهید تا مغایرت بانکی رفع شود.
5️⃣ تهیه صورت مغایرت
- با استفاده از اطلاعاتی که در مراحل قبلی جمع آوری کردهاید، صورت مغایرت را تهیه نمایید. این صورت مغایرت باید شامل تمامی تراکنشها، جزئیات مربوط به آنها و مغایرتهای شناسایی شده باشد.
- میتوانید از قالبهای آماده صورت مغایرت بانکی استفاده کنید یا آن را به طور دستی با استفاده از برنامههای مایکروسافت ورد یا اکسل تهیه کنید.
- در صورت استفاده از نرمافزارهای مالی، میتوانید از قابلیتهای گزارشدهی آنها استفاده کنید تا صورت مغایرت بانکی را تولید نمایید.
6️⃣ بررسی و تصحیح
- صورت مغایرت بانکی را با دقت بررسی کنید تا از کامل و صحیح بودن آن اطمینان حاصل کنید.
- در صورتی که مغایرتهایی در صورت مغایرت شناسایی کردهاید، آنها را با اطلاعات درست جایگزین کنید و صورت مغایرت را بروزرسانی کنید.
7️⃣ ذخیره و ارائه
- صورت مغایرت بانکی را در پرونده مالی خود ذخیره کنید. این مورد به عنوان یک رکورد مالی مهم و مرجع برای شما و سایر مراجع قانونی ایفای نقش میکند.
البته باید توجه داشته باشید که این روند ممکن است بسته به نوع حساب و سیستم های بانکی که استفاده میکنید، متفاوت باشد.
انواع اقلام باز در صورت مغایرت بانکی
اقلام باز، مواردی هستند که در صورتحساب بانک یا در دفاتر ثبت نشدهاند یا هنوز با طرف مقابلشان مقابله نشدهاند. این اقلام، معمولاً همان نقاطی هستند که اختلاف را توضیح میدهند و به چهار دسته تقسیم میشوند :
1️⃣ اقلام باز بستانکار دفاتر : مثل چکهای معوقه چکهایی که صادر شدهاند اما هنوز وصول نشدهاند. این موارد در ستون بستانکار دفتر ثبت میشوند و هنگام تهیه صورت مغایرت، از مانده صورتحساب بانک کسر میشوند.
2️⃣ اقلام باز بدهکار دفاتر :
مثل وجوه بین راهی واریزیهایی که مستنداتشان اعلام میشود اما بانک با تأخیر دریافت میکند. این موارد در زمان تهیه صورت مغایرت به مانده بر اساس صورتحساب بانکی اضافه میشوند.
3️⃣ اقلام باز بدهکار صورتحساب بانک : مثل هزینههای بانکی شرکت از برداشت آن اطلاع ندارد یا بانک در ارسال مستندات تأخیر دارد. این موارد هنگام تهیه صورت مغایرت از مانده دفاتر شرکت کسر میشوند.
4️⃣ اقلام باز بستانکار صورتحساب بانک : مبالغی که به حساب شرکت منتقل شده اما شرکت هنوز مستندات آن را ندارد یا آن را ثبت نکرده است؛ مثل واریزی مشتریان. این اقلام به مانده دفاتر شرکت اضافه میشوند.
| نوع قلم باز | در کدام ستون/منبع ثبت شده است ؟ | در کدام منبع هنوز ثبت نشده است ؟ | در تهیه صورت مغایرت چه اثری دارد ؟ | نمونه |
|---|---|---|---|---|
| اقلام باز بدهکار دفاتر | بدهکار دفاتر | صورتحساب بانک | به مانده صورتحساب بانک اضافه میشود | وجوه بین راهی / سپرده بین راهی |
| اقلام باز بستانکار دفاتر | بستانکار دفاتر | صورتحساب بانک | از مانده صورتحساب بانک کسر میشود | چکهای معوق |
| اقلام باز بدهکار صورتحساب بانک | بدهکار صورتحساب بانک | دفاتر شرکت | از مانده دفاتر شرکت کسر میشود | هزینههای بانکی / کارمزد بانک / چک لاوصول |
| اقلام باز بستانکار صورتحساب بانک | بستانکار صورتحساب بانک | دفاتر شرکت | به مانده دفاتر شرکت اضافه میشود | واریزی مشتریان / واریزی دیگران |
آموزش ثبت حسابداری صورت مغایرت بانکی
بعد از اینکه اقلام باز شناسایی و صورت مغایرت بانکی تهیه شد، نوبت به ثبتهایی میرسد که باید در دفاتر انجام شوند؛ یعنی رویدادهایی که به مانده دفاتر اضافه یا از آن کسر شدهاند باید ثبت شوند تا دفاتر با واقعیت هماهنگ شوند.
✅ ثبتهای رایج برای اصلاح دفاتر
- واریزی مشتریان : بانک (بدهکار) / حسابهای دریافتنی (بستانکار)
- هزینههای بانکی یا کارمزد : هزینههای بانکی (بدهکار) / بانک (بستانکار)
- چک لاوصول : حسابهای دریافتنی (بدهکار) / بانک (بستانکار)
نکته مهم این است که وقتی اختلافها پیدا شدند، اصلاح در دفاتر باید با ثبتهای مناسب انجام شود تا مانده به مانده واقعی نزدیک شود.
✅ ثبت صورت مغایرت بانکی با نرمافزار
علاوه بر روش دستی، میتوان از نرمافزار حسابداری هم برای ثبت و مغایرتگیری کمک گرفت. روندی که مطرح میشود شامل این گامهاست :
- در بخش دریافت و پرداخت، در قسمت صورتحساب بانکی جدید فایل اکسل دریافت میشود.
- صورتحساب در فرمت تعیینشده قرار میگیرد و در سیستم آپلود میشود (یا دادهها بهصورت دستی وارد میشوند).
- تاریخ و شماره حساب در سیستم ثبت میشود.
- در قسمت مغایرت جدید، شماره حساب، صورتحساب و تاریخ انتخاب میشود.
- اقلام بانک و دفتر و ماندهها نمایش داده میشود و امکان مغایرتگیری دستی یا اتوماتیک وجود دارد.
- اقلام بازی که شناسایی میشود، در دفاتر ثبت میگردد تا اصلاح کامل شود.
ثبت های اصلاحی صورت مغایرت بانکی
پس از دست یافتن به مانده واقعی حساب بانک، باید اختلافهای بین مانده دفاتر و مانده واقعی برطرف شود. برای این کار از ثبتهای اصلاحی استفاده میشود تا حساب بانک افزایش یا کاهش پیدا کند و به مانده واقعی برسد. همچنین اگر حساب بانکی بیش از یک بار بدهکار یا بستانکار شده باشد، امکان استفاده از ثبتهای مرکب مطرح میشود.
مغایرت بانکی در نرم افزار اکسل
مغایرت بانکی در نرمافزار اکسل ممکن است به دلایل مختلفی مانند خطا در فرمولها، اشتباه در وارد کردن دادهها و یا عدم هماهنگی با گزارشات بانکی ایجاد شود. برای رفع مغایرت بانکی در اکسل، میتوانید مراحل زیر را دنبال کنید :
1️⃣ دریافت گزارش بانکی : از بانک خود گزارش بانکی دریافت کنید. این گزارش شامل تراکنشهایی است که بانک شما انجام داده است، مانند واریزها، برداشتها و هزینهها.
2️⃣ ثبت تراکنشها در اکسل : اطلاعات گزارش بانکی را در نرمافزار اکسل وارد کنید. برای هر تراکنش، ستونهای مختلفی مانند تاریخ، توضیحات، مبلغ و نوع تراکنش را ایجاد نمایید.
3️⃣ مقایسه با ثبت حسابداری : تراکنشهایی که در صورت حسابداری خود ثبت کردهاید را با تراکنشهای گزارش بانکی مقایسه کنید.
4️⃣ تشخیص مغایرت : اگر تراکنشهایی در گزارش بانکی وجود دارند که در اکسل ثبت نشدهاند یا جزئیات تراکنشها با هم مغایرت دارند، مغایرتها را لیست کنید.
5️⃣ تصحیح مغایرت : با بررسی علت مغایرت، تراکنشهایی که اشتباهاً ثبت نشدهاند یا اشتباه وارد شدهاند را تصحیح کنید.
6️⃣ تهیه صورت مغایرت بانکی : با استفاده از اطلاعاتی که در مراحل قبلی جمع آوری کردهاید، صورت مغایرت بانکی را در اکسل وارد کنید. این صورت مغایرت باید شامل تمامی تراکنشها، جزئیات مربوط به آنها و مغایرتهای شناسایی شده باشد.
7️⃣ بررسی و تصحیح : صورت مغایرت بانکی را با دقت بررسی کنید تا از کامل و صحیح بودن آن اطمینان حاصل نمایید. با استفاده از قابلیتها و فرمولهای اکسل، میتوانید محاسبات و تحلیلهای مربوط به مغایرت بانکی را انجام داده و صورت مغایرت مناسبی را تهیه کنید.
جمع بندی
صورت مغایرت بانکی گزارشی کنترلی در حسابداری است که مانده و گردش حساب «ثبتشده در دفاتر شرکت» را با «صورتحساب بانک» مقایسه میکند تا هر اختلافی سریع شناسایی و دلیل آن مشخص شود. این مغایرتها میتواند از خطای انسانی یا سیستمی، کارمزدها و هزینههای بانکی، واریزیهای ثبتنشده (مثل واریزی مشتریان)، چکهای معوق (صادر شده ولی هنوز وصول نشده)، وجوه بینراهی و حتی تراکنشهای تکراری یا ناشناخته ایجاد شود.
صورت مغایرت معمولاً به شکل ساده یا مفصل تهیه میشود و با سه رویکرد «مبنای مانده بانک»، «مبنای مانده دفاتر» یا «مبنای مانده واقعی» به تراز نهایی میرسد. بعد از شناسایی اقلام باز، ثبتهای اصلاحی لازم در دفاتر انجام میشود (مثل ثبت واریزی مشتریان یا کارمزد بانک) تا مانده دفاتر با واقعیت حساب بانکی هماهنگ گردد و امکان پیگیری، دفاع و جلوگیری از تقلب فراهم شود.
سوالات متداول
کدام نوع مغایرت بانکی مربوط به چکهای صادرشده است ؟
چکهای صادرشده و وصولنشده معمولاً «اقلام باز بستانکار دفاتر» هستند و از مانده صورتحساب بانک کسر میشوند.
وجوه بین راهی در مغایرت بانکی چه اثری روی ماندهها دارد ؟
وجوه بین راهی جزو «اقلام باز بدهکار دفاتر» است و هنگام تهیه مغایرت بانکی به مانده صورتحساب بانک اضافه میشود.
اگر واریزی مشتری در صورتحساب بانک باشد ولی در دفاتر ثبت نشده باشد، دلیل مغایرت بانکی چیست ؟
این حالت «اقلام باز بستانکار صورتحساب بانک» است و باید به مانده دفاتر اضافه شود و ثبت مربوطه در دفاتر انجام شود.
در مغایرت بانکی چه رویدادهایی حتماً باید در دفاتر ثبت اصلاحی شوند ؟
رویدادهایی که مانده دفاتر را تغییر میدهند مثل واریزی مشتریان، هزینههای بانکی و چک لاوصول باید ثبت شوند.
اگر برداشت/واریز اشتباهی از طرف بانک اتفاق بیفتد برای پیگیری مغایرت بانکی چه کار انجام می دهند ؟
در این حالت میتوان برای رفع مشکل از طریق ارسال نامه کتبی به بانک اقدام کرد.
دیدگاهتان را بنویسید