تحریر دفاتر قانونی

برای اجرای دقیق سامانه تحریر دفاتر الکترونیکی، آیین‌نامه‌ای مصوب شده که ضوابط و دستورالعمل‌های زیر را شامل می‌شود:

ماده ۱ – تعریف دفاتر الکترونیکی
دفاتر الکترونیکی، دفاتر روزنامه و کل هستند که بر اساس قالب مصوب سازمان امور مالیاتی و با فرمت‌های مجاز (Excel یا CSV) تهیه و از طریق سامانه ملی مالیات به‌صورت الکترونیکی ارسال می‌شوند.

ماده ۲ – مخاطبین
کلیه اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی گروه اول مالیاتی موظف به تحریر و ارسال دفاتر الکترونیکی هستند.

ماده ۳ – قالب و ساختار فایل

فایل دفاتر باید تنها شامل یک شیت باشد.

ستون‌ها باید دقیقاً به ترتیب و با عناوین زیر باشند:

کد حساب کل

عنوان حساب کل

کد حساب معین

عنوان حساب معین

کد حساب تفصیلی

عنوان حساب تفصیلی

گردش بدهکار (ریال)

گردش بستانکار (ریال)

تاریخ گردش (YYYY/MM/DD)

در هر سطر تنها یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.

فایل‌های بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید به فرمت CSV ارسال شوند.

ماده ۴ – مهلت ارسال
مودیان موظف‌اند حداکثر تا پایان اسفند ماه هر سال مالی، دفاتر الکترونیکی سال بعد را از طریق سامانه ارسال کنند.

ماده ۵ – نحوه ارسال

ورود به درگاه ملی خدمات الکترونیکی مالیاتی (my.tax.gov.ir).

انتخاب گزینه «سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی».

تعیین بازه زمانی گردش حساب و کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده.

بارگذاری فایل و مشاهده پیش‌نمایش ده سطر اول.

تأیید نهایی و ارسال.

ماده ۶ – بررسی و تأیید
سامانه به‌صورت خودکار صحت قالب و تطابق داده‌ها را بررسی می‌کند. در صورت وجود خطا، مودی موظف است اصلاحات لازم را انجام داده و مجدداً بارگذاری نماید.

ماده ۷ – نگهداری سوابق
مودیان باید اصل فایل‌های ارسالی و اسناد پشتیبان (فاکتورها، قراردادها و…) را حداقل به مدت ۵ سال نگهداری کنند.

ماده ۸ – جریمه تأخیر و عدم ارسال

عدم ارسال به‌موقع دفاتر الکترونیکی، مشمول جریمه ۲۰٪ مالیات متعلق آن سال خواهد بود.

عدم تهیه و ارسال دفاتر منجر به لغو معافیت‌ها و مشوق‌های مالیاتی می‌شود.

ماده ۹ – حذف دفاتر فیزیکی
از سال ۱۴۰۴ دفاتر پلمپ‌شده فیزیکی حذف شده و مودیان تنها مکلف به ارسال دفاتر الکترونیکی هستند.