مهم ترین وظایف تنخواه گردان یک سازمان
تنخواه گردان چیست ؟
پرداختهای نقدی و هزینههای جزئی در سازمانها از دیرباز از چالشهای مدیریتی بهشمار میآیند. فرآیندهای حسابداری مرتبط با این هزینهها ممکن است به دلیل حجم بالای اسناد و مدارک، زمانبر و پیچیده شود. به همین دلیل، استفاده از حساب تنخواه گردان به عنوان ابزاری جهت تسهیل پرداختهای فوری، کاهش حجم عملیات حسابداری و افزایش شفافیت در ثبت وجوه، جایگاه ویژهای در سیستمهای مالی و حسابداری سازمانها پیدا کرده است.
در ادامه، ابتدا به تعریف تنخواه و تنخواه گردان پرداخته و سپس به بررسی وظایف و فرآیندهای مربوط به آن خواهیم پرداخت. همچنین، انواع مختلف تنخواه گردانی، روشهای ثبت آن، تفاوتهای بین تنخواه و صندوق و نحوه محاسبه سقف تنخواه نیز مورد بحث قرار میگیرند.
تعریف تنخواه و تنخواه گردانی
تنخواه به مبلغی معین گفته میشود که از وجوه شرکت، بر اساس اعتبارات ابلاغشده از سوی مدیر امور مالی یا نماینده وی و با تایید مدیرعامل یا مقامات مجاز، به فرد یا واحد مشخصی واگذار میشود. این مبلغ به عنوان دارایی شرکت در حسابهای مالی ثبت میگردد و صرف هزینههای جاری، فوری و جزئی میشود.تنخواه گردانی (Imprest Funds) فرآیندی است که در آن یک فرد معتمد به نام «تنخواه گردان» یا «تنخواه دار»، مسئول استفاده از این مبلغ در جهت پرداخت هزینههای لازم شرکت است.
این فرآیند شامل دریافت وجه، پرداخت هزینههای مشخص، ثبت دقیق اسناد و رسیدهای مربوطه و نهایتاً تسویه حساب در پایان دوره مالی میباشد.تنخواه معمولاً برای هزینههایی استفاده میشود که باید سریع انجام شوند یا در لحظه دسترسی به بانک و مسیرهای بانکی ممکن نیست. در عین حال، یکی از کارکردهای مهم تنخواه این است که تعداد فاکتورهای مالی و عملیاتهای پرداخت در مقیاس خرد را کنترل کند تا ارقام جزئی با ارقام بزرگ در حسابداری تداخل پیدا نکند و روند کار سادهتر پیش برود.
تنخواه گردان چه کسی است ؟
تنخواهگردان یا تنخواه دار به کسی گفته میشود که حساب تنخواه در اختیار او قرار میگیرد و نسبت به تسویه آن مسئول است. او وجه مشخصی را دریافت میکند و موظف است این منابع مالی را در مسیر امور شرکت هزینه کند؛ یعنی از حساب تنخواه برای منافع شخصی استفاده نکند و برای هر هزینه، مدارک معتبر ارائه دهد.در برخی سازمانها، برای نظارت بهتر ممکن است در هر بخش یک صندوق یا تنخواه جداگانه تعریف شود و به تناسب اندازه و نیاز مجموعه، بیش از یک نفر در نقشهای مرتبط با تنخواه فعالیت کنند.
وظایف و مسئولیتهای تنخواه گردان
وظایف تنخواه گردان به چند بخش اصلی تقسیم میشود که در ادامه به تفصیل شرح داده شده است :.
1️⃣ دریافت و تخصیص وجه توسط تنخواه گردان
- دریافت اعتبار :
تنخواه گردان در ابتدای هر دوره مالی یا به صورت دورهای مبلغی به عنوان تنخواه دریافت میکند. این مبلغ بر اساس اعتبارات اعلام شده توسط مدیر مالی و با تایید مدیرعامل به وی واگذار میشود. - تعیین هزینههای مجاز :
در چارچوب سقف تعیینشده، تنخواه دار موظف است تنها هزینههای مورد نیاز و مجاز سازمان را پرداخت کند. پرداخت هزینههای غیرمرتبط و خارج از چارچوب منوط به پیگیریهای بعدی میگردد.
2️⃣ پرداخت هزینههای جاری
- پرداخت نقدی هزینهها :
هزینههای جزئی نظیر خرید ملزومات اداری، هزینههای حمل و نقل، پذیرایی و سایر مخارج فوری توسط تنخواه دار به صورت نقدی پرداخت میشود. - روشهای پرداخت :
پرداختها میتوانند به دو صورت موقت (پرداخت علی الحساب) یا قطعی صورت گیرند. در پرداخت موقت، پس از ارائه برگ پرداخت، هزینهها تا زمان تسویه نهایی ثبت میشوند؛ در پرداختهای قطعی، مستندات مربوط به هزینهها پس از تایید واحد حسابداری ثبت شده و مبلغ از حساب تنخواه کسر میشود.
3️⃣ ثبت و مستندسازی هزینهها توسط تنخواه گردان
- ثبت در دفتر تنخواه گردان :
تمامی عملیات دریافت و پرداخت به ترتیب وقوع در دفتر تنخواه گردان ثبت میشود. این ثبت دقیق باعث افزایش شفافیت و سهولت پیگیری در امور حسابداری میگردد. - تهیه سند هزینه :
پس از انجام هر پرداخت، تنخواه دار موظف است سند هزینهای را تهیه کرده و با شماره سریال مشخص به همراه تاریخ، مبلغ پرداخت و توضیحات مربوط ثبت نماید. - تهیه رسید تنخواه و روکش تنخواه :
هر پرداخت باید با رسید تنخواه مستند شده و همراه با روکش تنخواه که شامل شرح دقیق هزینه، تاریخ و اسناد پشتیبان مانند فاکتور و قبض است، به واحد حسابداری ارائه شود.
4️⃣ گزارش دهی و تسویه حساب تنخواه گردان
- ارائه صورت هزینه :
در پایان هر دوره (هفتگی، ماهانه یا دورهای مشخص) تنخواه دار صورت هزینههای انجام شده را به واحد حسابداری تحویل میدهد تا در جلسات تسویه حساب مورد بررسی قرار گیرد. - تنظیم صورت مغایرت بانکی :
در پایان هر دوره، صورت مغایرت بانکی تهیه و اقلام باز احتمالی پیگیری میشود تا در صورت بروز هرگونه اختلاف، اقدامات اصلاحی صورت گیرد. - شارژ مجدد حساب تنخواه :
پس از تسویه حساب و بررسی اسناد، مانده حساب مشخص شده و در صورت لزوم حساب تنخواه مجدداً شارژ میشود.
5️⃣ رعایت قوانین و کنترلهای داخلی تنخواه گردان
- آشنایی با آییننامه :
تنخواه دار باید کاملاً با اصول و ضوابط حسابداری و آییننامههای مربوط به تنخواه گردانی آشنا باشد تا از بروز اشتباهات جلوگیری شود. - امانتداری و مسئولیتپذیری :
از مهمترین وظایف تنخواه گردان، حفظ امانت وجه شرکت و استفاده صحیح از آن است. هرگونه تخلف یا سوءاستفاده میتواند منجر به اقدامات اصلاحی و پیگرد قانونی شود. - عدم انتقال تعهد :
مبلغ دریافت شده از تنخواه گردان به هیچ عنوان قابل انتقال به تنخواه دار دیگر نیست؛ بنابراین، مسئولیت استفاده صحیح از وجه به عهده فرد مشخص شده باقی میماند.
انواع تنخواه گردان در حسابداری
با توجه به نیازها و نوع فعالیت سازمانها، تنخواه گردانی به چند صورت اصلی تقسیم میشود که مهمترین آنها عبارتند از :
1️⃣ تنخواه گردان ثابت
در این نوع، مبلغ مشخص و ثابتی در هر دوره مالی به تنخواه دار واگذار میشود.
- ویژگیها :
- ثبت ساده و مستقیم هزینهها
- پرداخت سریع هزینههای ضروری
- محدودیت در استفاده از مبلغ دریافتشده، به گونهای که هزینه های پرداختی نباید از سقف تعیین شده تجاوز کنند
- محدودیتها :
در صورت پرداخت هزینههای اضافی یا خارج از چارچوب، مسئولیت به عهده تنخواه دار قرار میگیرد.
2️⃣ تنخواه گردان متغیر
در این روش، یک سقف مبلغ مشخص تعیین میشود که امکان پرداخت هزینهها تا آن سقف وجود دارد.
- ویژگیها :
- انعطافپذیری بیشتر در پرداخت هزینههای مختلف
- در پایان دوره مالی، تنخواه دار موظف است رسیدها و مانده مبلغ را به دقت بررسی و تطبیق دهد
- مزایا :
- امکان مدیریت دقیقتر هزینهها
- کنترل بهتر نسبت به میزان مصرف و مانده موجودی
3️⃣ انواع خاص تنخواه گردانی
برخی از سازمانها انواع ویژهای از تنخواه گردانی را به کار میگیرند که از جمله آنها میتوان به:
- تنخواه گردان پرداخت : برای هزینههایی که به صورت فوری پرداخت میشوند و مانده مبلغ در پایان دوره تسویه میشود.
- تنخواه گردان خزانه : که در آن وجوه از طریق خزانه معین اداره شده و در پایان دوره به حساب اصلی شرکت عودت داده میشود.
- تنخواه گردان استان : که برای پرداخت هزینههای ضروری استانها و دستگاههای اجرایی مورد استفاده قرار میگیرد.
روش های پرداخت توسط تنخواه دار
پرداختهای تنخواه میتواند دو شکل کلی داشته باشد :
1️⃣ پرداخت موقت (علیالحساب) : تنخواه دار که صرفاً مسئول پرداخت نقدی است، برای هر خرید یا هزینه یک برگ پرداخت علیالحساب صادر میکند. این پرداختها تا زمانی که حسابها تسویه شود در همین وضعیت میماند و سپس ثبت نهایی در حسابهای شرکت انجام میشود.
2️⃣ پرداخت قطعی : با دریافت مدارک، پرداخت قطعی انجام میشود، از وجه تنخواه کسر میگردد و در حسابها ثبت میشود.
ماهیت حساب تنخواه گردان چیست ؟
ماهیت حساب تنخواه، بدهکار است و از نظر ماهیت شبیه صندوق است : بدهکار شدن آن به معنی افزایش مبلغ و بستانکار شدن آن به معنی کاهش مبلغ حساب است.این حساب از نظر طبقهبندی، در دسته دارایی هم مطرح میشود و شباهتش به صندوق از همین جنس است.
ویژگیها و شرایط انتخاب تنخواه دار
انتخاب فرد مناسب به عنوان تنخواه دار از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا این فرد مسئولیت استفاده صحیح از وجه شرکت را بر عهده دارد. شرایط اصلی انتخاب تنخواه دار به شرح زیر است :
1️⃣ عضویت رسمی در شرکت :
فرد منتخب باید از بین مستخدمین رسمی شرکت انتخاب شود تا از صحت فعالیتها اطمینان حاصل گردد.
2️⃣ سطح تحصیلی و تجربه کاری :
حداقل مدرک دیپلم و سابقه کار مفید حداقل 2 سال در زمینه کارپردازی، از الزامات اصلی محسوب میشود.
3️⃣ صلاحیت و توانمندی :
فرد باید دارای دقت، امانتداری و توانمندی لازم برای مدیریت هزینههای جاری سازمان باشد.
4️⃣ اعتبار و اعتماد سازمانی :
از آنجایی که تنخواه دار نقش مهمی در تسهیل عملیات مالی دارد، انتخاب فردی صادق و مورد اعتماد مدیران سازمان اهمیت ویژهای دارد.
تفاوت تنخواه دار و تنخواه گردان
دو اصطلاح «تنخواه دار» و «تنخواه گردان» گاهی به جای هم استفاده میشوند، اما یکسان نیستند :
✅ تنخواهگردانی : یک فرآیند است؛ یعنی سازوکار استفاده از یک حساب یا صندوق با موجودی نسبتاً کم برای پرداخت هزینههای جزئی روزمره شرکت، با ثبت پرداختها و صدور رسید و شارژ شدن در زمان مشخص.
✅ تنخواه دار : یک فرد است؛ یعنی مسئول رسیدگی به این فرآیند، ثبت سوابق پرداخت، مدیریت هزینههای خرد و نگهداری صندوق یا کارت تنخواه و کنترل دسترسی دیگران به آن.
به بیان روشنتر: تنخواهگردانی «عمل» است و تنخواه دار «انجامدهنده» این عمل.
تفاوتهای بین تنخواه و صندوق
با وجود شباهتهایی که در برخی موارد بین حساب تنخواه و صندوق وجود دارد، این دو مورد تفاوتهای اساسی دارند که به شرح زیر است :
1️⃣ مسئولیت دریافت و پرداخت :
در حساب تنخواه، وجه به فردی واگذار میشود که مستقیماً مسئول خرید و پرداخت هزینههای جزئی است؛ در حالی که صندوق معمولاً به مدیریت واحد حسابداری واگذار شده و مسئولیت خرید بر عهده فرد خاصی نیست.
2️⃣ محدودیت مبلغی :
مبلغ تنخواه بر اساس هزینههای جاری و با سقف مشخص تعیین میشود، اما برای صندوق محدودیت مشخصی وجود ندارد و هر میزان وجه نقدی در آن ثبت میشود.
3️⃣ ثبت و کنترل هزینهها :
در حساب تنخواه تمامی پرداختها با اسناد، رسیدها و روکشهای مخصوص ثبت و به ترتیب زمان و تاریخ ثبت میشوند؛ در مقابل، صندوق معمولاً تحت نظارت مدیران بالاتر قرار دارد و تمامی پرداختها با تاییدیههای مربوطه انجام میگردد.
4️⃣ شارژ و تسویه :
در حساب تنخواه، پس از پایان هر دوره مالی، مانده وجه به حساب شرکت عودت داده شده و صورت تسویه تنظیم میشود؛ اما در صندوق، پرداختها به صورت پیوسته ثبت و کنترل میشوند.
محاسبه سقف تنخواه
یکی از مراحل مهم در تعیین مبلغ تنخواه، محاسبه دقیق سقف آن است.
1️⃣ روش محاسبه :
مدیران مالی بر اساس حجم هزینههای جاری و جزئی سازمان، گزارشهای دوره گذشته و پیشبینی نرخ تورم، سقف تنخواه را تعیین میکنند.
2️⃣ فرمول محاسبه :
به عنوان نمونه میتوان از فرمول زیر استفاده کرد:
«مخارج روزانه × (مدت زمان واریز تنخواه گردان + دوره زمانی تنخواه گردان) = مبلغ تنخواه گردان»
3️⃣ اهمیت سقف معین :
تعیین سقف مشخص باعث میشود تا تنخواه دار در چارچوبی منظم عمل کند و از پرداخت هزینههای غیرمجاز جلوگیری گردد.
اهداف و مزایای استفاده از تنخواه گردانی
تنخواه گردانی نه تنها به عنوان ابزاری جهت تسهیل پرداخت هزینههای جزئی مطرح شده، بلکه اهداف و مزایای متعددی نیز به همراه دارد که بهبود مدیریت مالی و کنترل وجوه نقد را تضمین میکند :
1️⃣ پرداخت آسان و سریع هزینهها : استفاده از تنخواه گردانی امکان پرداخت فوری هزینههای ضروری را فراهم میکند و از تاخیر در انجام امور جلوگیری میکند.
2️⃣ کاهش حجم عملیات حسابداری : با تفکیک هزینههای جزئی از سایر عملیات حسابداری، حجم کارهای ثبت و پیگیری کاهش یافته و سرعت عملیات مالی افزایش مییابد.
3️⃣ کنترل دقیق وجه نقد : وجود یک حساب مشخص با ثبت منظم تمام هزینهها، امکان نظارت دقیق بر جریان وجوه نقد در سازمان را فراهم میکند.
4️⃣ شفافیت در ثبت و حسابرسی : ثبت دقیق هر پرداخت با استفاده از اسناد و رسیدهای استاندارد، فضای لازم برای حسابرسی دقیق و ممیزیهای دورهای را مهیا میکند.
5️⃣ افزایش پاسخگویی : با تعریف دقیق وظایف تنخواه دار، فرد مسئول به عنوان نماینده مالی، در قبال هرگونه ناهنجاری یا اختلاف پاسخگو خواهد بود.
حساب تنخواه شامل چه هزینههایی است ؟
هزینههای تنخواه میتواند شامل مواردی مثل :
1️⃣ هزینه رفتوآمد و حملونقل
2️⃣ پرداخت قبوض برق، آب، گاز و تلفن
3️⃣ شارژ اینترنت
4️⃣ خرید خوراکیهای ساده مانند چای و آب معدنی
5️⃣ هزینه پست مدارک و نامهها
6️⃣ تعمیرات فوری وسایل
7️⃣ نصب بنر و استند تبلیغاتی
این هزینهها «خرد» هستند، اما مجموع آنها میتواند رقم قابلتوجهی بسازد؛ به همین دلیل مدیریت دقیق آنها اهمیت دارد.
دلیل بستن حساب تنخواه گردان چیست ؟
حساب تنخواه جزو حسابهای دائمی است که مانده آن به سال مالی جدید منتقل میشود. در پایان سال مالی، مانده طی سند اختتامیه با حساب «تراز افتتاحیه و اختتامیه» صفر میشود تا همان مبلغ طی سند افتتاحیه به سال بعد منتقل گردد. همچنین در برخی شرکتها روالی وجود دارد که مانده تنخواه را پایان سال صفر میکنند، کل موجودی را به حساب بانکی شرکت واریز میکنند و با شروع سال بعد دوباره مبلغی را از بانک به تنخواه دار پرداخت میکنند.
در تشکیل حساب تنخواه چه مواردی را باید رعایت کنید ؟
پیش از تشکیل حساب تنخواه، چند نکته کلیدی برای حفظ امنیت اسناد مالی مطرح است :
1️⃣ صلاحیت فرد تنخواه دار/تنخواه گردان برای پذیرش این مسئولیت باید بررسی و اثبات شود.
2️⃣ میزان وجه توسط هیئتمدیره یا مدیران ارشد تعیین شود و پرداخت وجهها پراکنده و نامنظم نباشد.
3️⃣ در قبال وجه پرداختی رسید معتبر دریافت شود و رسیدها ثبت و بایگانی گردد.
4️⃣ تنخواه دار باید برای هزینهها فاکتور یا قبض معتبر ارائه کند و اسناد پرداخت بهخوبی نگهداری و بایگانی شود.
5️⃣ در برخی توضیحات، دریافت تضمین معتبر مانند چک یا سفته هم مطرح شده و تأکید شده بدون ثبت سند، حق برداشت وجه وجود ندارد.
جمعبندی
در پایان، پاسخ به سؤال « ویژگیها و شرایط انتخاب تنخواه دار » به این شکل خلاصه میشود : تنخواه گردان فردی است که با دریافت مبلغ معین از شرکت، مسئولیت مدیریت، پرداخت و ثبت هزینههای جاری و جزئی را به عهده دارد. این فرد پس از انجام هزینهها با ارائه اسناد، رسیدها و روکشهای استاندارد، صورت هزینه را به واحد حسابداری تحویل داده و در پایان دوره مالی، مانده حساب را تسویه میکند.
با ایجاد سیستم منظم تنخواه گردانی، سازمانها میتوانند از مزایای فراوانی بهرهمند شوند؛ از جمله کاهش حجم عملیات حسابداری، کنترل دقیقتر وجه نقد، تسهیل پرداختهای فوری و افزایش شفافیت و پاسخگویی در ثبت هزینههای مالی. همچنین، تعیین سقف مشخص برای تنخواه و رعایت دقیق آییننامههای مرتبط، از بروز خطاهای مالی و سوءاستفادههای احتمالی جلوگیری میکند.انتخاب فرد مناسب برای عنوان تنخواه دار، بر اساس معیارهای عضویت رسمی در شرکت، سطح تحصیلی، سابقه کاری و صلاحیتهای لازم، از اساسیترین عوامل موفقیت در اجرای این سیستم محسوب میشود.
سوالات پرتکرار
تنخواه گردان معمولاً برای چه هزینههایی استفاده میشود ؟
برای هزینههای خرد و جاری و ضروریِ روزمره مثل رفتوآمد، قبوض، شارژ اینترنت، خریدهای ضروری، پست مدارک و تعمیرات فوری.
سقف و چارچوب خرجکرد در تنخواه گردان را چه کسی تعیین میکند ؟
مبلغ و سقف تنخواه گردان و چارچوب هزینهکرد را مدیران ارشد/هیئتمدیره یا مدیر مالی مشخص میکنند.
برای هر پرداخت از تنخواه گردان چه مدارکی باید تحویل حسابداری شود ؟
فاکتور و رسید پرداخت (و در موارد لازم سند خرج/کوپن) باید جمعآوری و همراه گزارش هزینهها به حسابداری ارائه شود.
پرداخت از تنخواه گردان به صورت «موقت» و «قطعی» چه تفاوتی دارد ؟
در پرداخت موقت، برگ پرداخت علیالحساب صادر میشود تا زمان تسویه؛ در پرداخت قطعی، با دریافت مدارک، مبلغ از تنخواه گردان کسر و در حسابها ثبت میشود.
در پایان سال مالی با مانده تنخواه گردان چه میکنند ؟
باقیمانده باید به حساب شرکت/واحد مالی واریز شود و گزارش کلی هزینهها و تسویه ارائه گردد.
تفاوت ثبت پرداختها در صندوق و تنخواه گردان چیست ؟
پرداختهای صندوق معمولاً روزانه ثبت میشود؛ پرداختهای تنخواه گردان هنگام واریز/ثبت هزینهها ثبت میگردد و غالباً برای هزینههای مشخصشده است.
آیا تنخواهدار میتواند مسئولیت تنخواه گردان را به دیگری واگذار کند ؟
خیر؛ نگهداری و مدیریت صندوق تنخواه بر عهده تنخواهدار است و فقط در موارد ضروری، تفویض اختیار میتواند از مسیر واحد مالی یا مدیرعامل انجام شود.
دیدگاهتان را بنویسید