خطاهای رایج در ارسال لیست بیمه + نحوه اصلاح

ارسال لیست بیمه یکی از وظایف الزامی تمامی کارفرمایان است و کوچک‌ترین اشتباه در این فرآیند می‌تواند پیامدهای جدی برای کارگاه و کارکنان ایجاد کند. از جریمه‌های مالی تا بروز مشکلات در محاسبه سوابق بیمه‌ای و مستمری‌ها، همگی نتیجه‌ی مستقیم خطاهای رایج در ارسال لیست بیمه هستند. در این مقاله مجموعه‌ای جامع از خطاهای رایج در ارسال لیست بیمه + نحوه اصلاح ، خطاهای غیر مغایرت یا هشدارها و همچنین نحوه اصلاح آن‌ها گردآوری شده است.

خطاهای رایج در ارسال لیست بیمه + نحوه اصلاح

هنگام ارسال لیست بیمه، خطاها معمولاً در دو گروه اصلی نمایش داده می‌شوند :

1️⃣ خطاهای بازدارنده ( قرمز ) : مانع از ارسال و ثبت نهایی می‌شوند و تا زمان رفع کامل آن‌ها امکان تأیید لیست وجود ندارد.

2️⃣ خطاهای غیر مغایرت یا هشدارها ( زرد ) : صرفاً جهت اطلاع به کارفرما نمایش داده می‌شوند. با وجود این خطاها، ارسال و پرداخت امکان‌پذیر است، اما در آینده می‌توانند منجر به مغایرت و حتی جریمه شوند.

خطاهای بازدارنده در لیست بیمه

خطاهای بازدارنده گسترده‌ترین دسته خطاها هستند و بدون اصلاح آن‌ها سیستم اجازه نهایی‌سازی نمی‌دهد. نمونه‌های مهم عبارتند از :

1️⃣ خطای ۰۰۱ : مغایرت اطلاعات هویتی بیمه‌شده با سازمان تأمین اجتماعی. راهکار، بررسی و اصلاح دقیق اطلاعات هویتی است.

2️⃣ خطای ۰۰۲ و ۰۰۳ : عدم تطابق شماره بیمه و کد ملی یا درج اشتباه کد ملی. برای رفع باید شماره بیمه به درستی ثبت و در صورت نیاز نام‌نویسی اینترنتی انجام شود.

3️⃣ خطای ۰۰۵ : مغایرت جنسیت بیمه‌شده با اطلاعات سازمان.

4️⃣ خطای ۰۰۹ : عدم نام‌نویسی فرد در سازمان تأمین اجتماعی.

5️⃣ خطای ۰۱۰ و ۰۱۳۱ : مغایرت تاریخ شروع یا ترک کار با تاریخ عملکرد لیست. باید تاریخ‌ها اصلاح شوند.

6️⃣ خطای ۰۱۱ : مغایرت حق بیمه با دستمزد درج شده.

7️⃣ خطای ۰۱۲ : عدم درج کد کارگاهی.

8️⃣ خطاهای ۰۲۴، ۰۴۲، ۰۴۳، ۰۴۷، ۰۴۸، ۰۴۹، ۰۵۰ و ۰۵۱ : به ترتیب مربوط به عدم درج نوع قرارداد، تاریخ قرارداد، دستمزد، ساعت کار، نوع بیمه، مبنای کسر، نرخ و مبلغ حق بیمه هستند.

9️⃣ خطای ۰۳۳ : کد ملی نامعتبر.

1️⃣ خطای ۰۳۵ : پایان اعتبار پیمان در محدوده تاریخ وارد شده.

2️⃣ خطای ۱۸۳ : غیرفعال بودن کارگاه به دلیل بدهی یا بازرسی.

3️⃣ خطاهای ۲۱۳ تا ۲۱۷ : مرتبط با بیمه کارفرمایان و قراردادهای کارفرمایی.

4️⃣ خطاهای ۹۱۳۲، ۹۱۳۳، ۹۱۳۵، ۹۱۳۶، ۹۱۳۷ : به ترتیب مربوط به غیرفعال بودن کارگاه، پایان مهلت ارسال اینترنتی، تکراری بودن لیست، انتظار تأیید شعبه یا عدم تأیید شعبه هستند.

5️⃣ خطاهای ۹۱۴۲ تا ۹۱۴۵ : مغایرت در ثبت مزایای رفاهی یا درج نادرست مزایا برای افراد غیرمشمول.

6️⃣ خطای ۹۱۴۶ : تکراری بودن ردیف بیمه‌شده.

7️⃣ خطاهای ۹۱۴۷ تا ۹۱۵۰ : مشکلات مربوط به لیست‌های معوق یا ماه قبل.

8️⃣ خطاهای ۹۱۵۳ تا ۹۱۶۶ : خطاهای مرتبط با لیست‌های متمم، کارکردهای صفر یا ثبت نام بیمه شده در کارگاه دیگر.

9️⃣ خطای ۹۹۹۹ : خطای داخلی سیستم.

خطاهای غیر مغایرت در لیست بیمه (خطاهای زرد)

هدف این خطاها این است که در صورتی که اشتباهی در تکمیل لیست بیمه رخ داده به شما هشدار دهند و آن را اصلاح کنید. اگر بعد از بررسی، متوجه شدید که اطلاعات مربوطه به درستی وارد شده است، نیازی به اصلاح نیست.

✅خطاهای زرد در لیست بیمه

خطای غیر مغایرت یا زرد، خطاهایی هستند که جهت بررسی و در صورت لزوم اصلاح لیست بیمه به شما نمایش داده می شوند و امکان ارسال و تایید لیست بیمه با وجود این خطاها وجود دارد. با این وجود بهتر است قبل از ارسال نسبت به رفع خطای غیر مغایرت در لیست بیمه اقدام شود. زیرا ممکن است موجب بروز مشکل پس از پایان مهلت ارسال لیست بیمه شود.
هدف این خطاها این است که در صورتی که اشتباهی در تکمیل لیست بیمه رخ داده به شما هشدار دهند و آن را اصلاح کنید. اگر بعد از بررسی، متوجه شدید که اطلاعات مربوطه به درستی وارد شده است، نیازی به اصلاح نیست.

خطاهای زرد بیشتر نقش هشدار دارند و ارسال لیست را متوقف نمی‌کنند، اما بی‌توجهی به آن‌ها مشکلات بعدی ایجاد می‌کند. از جمله :

1️⃣ خطای ۹۱۰۱ : کارکرد کمتر از یک ماه برای بیمه‌شده.

2️⃣ خطای ۹۱۰۷ : عدم رعایت حداقل مزد روزانه مصوب شورای کار.

3️⃣ خطای ۹۱۰۸ : مغایرت دستمزد ثابت کارگاه با دستمزد ثبت‌شده در لیست.

4️⃣ خطای ۹۱۰۹ : مغایرت عنوان شغلی ثبت شده با فهرست مشاغل کارگاه.

5️⃣ خطای ۹۱۱۲ : عدم درج مزایای رفاهی و انگیزشی کارکنان.

6️⃣ خطای ۹۱۱۴ : مغایرت نرخ مأخذ پرداخت حق بیمه با نرخ هویتی کارگاه‌های کوچک.

7️⃣ خطای ۹۱۱۶ : ثبت کارکرد کمتر از روزهای ماه.

8️⃣ خطای ۹۱۱۷ و ۹۱۱۸ : تداخل کارکرد با ایام بارداری یا بیکاری.

1️⃣ خطای ۹۱۱۹ : تداخل با تاریخ فوت بیمه‌شده.

2️⃣ خطای ۹۱۲۰ : ثبت بیمه برای افراد بازنشسته سایر صندوق‌ها.

3️⃣ خطای ۹۱۲۳ : مغایرت عنوان شغلی با آخرین بازرسی کارگاه.

4️⃣ خطای ۹۱۲۴ و ۹۱۲۵ : اشکال در بازرسی یا تأیید نشدن اشتغال بیمه‌شده.

5️⃣ خطای ۹۱۲۶ تا ۹۱۲۹ : مغایرت روزهای کارکرد با تاریخ آغاز و ترک کار.

6️⃣ خطاهای ۹۱۳۰ و ۹۱۳۱ : ثبت اشتباه تاریخ شروع یا پایان کار.

7️⃣ خطاهای ۹۱۴۰، ۹۱۴۳ و ۹۱۵۵ تا ۹۱۷۵ : شامل مواردی از قبیل مغایرت مزایای رفاهی، ارسال لیست دوم، افزایش نامتعارف حقوق یا خطاهای سنوات.

ثبت نام دوره رایگان حقوق و دستمزد

نحوه اصلاح خطاهای رایج در ارسال لیست بیمه

اصلاح خطاهای ثبت‌شده در لیست بیمه چند مرحله اساسی دارد :

1️⃣ شناسایی خطاها : مرور کامل لیست و بررسی مغایرت‌ها در حقوق، دستمزد، اطلاعات هویتی یا قراردادها.

2️⃣ جمع‌آوری مستندات : تهیه مدارک مانند قرارداد کار، فیش حقوقی و اسناد هویتی برای ارائه به شعبه تأمین اجتماعی.

3️⃣ ثبت درخواست اصلاح : تنظیم درخواست رسمی همراه با مستندات و ارسال آن به سازمان تأمین اجتماعی از طریق سامانه یا مراجعه حضوری.

4️⃣ پیگیری وضعیت : بررسی مستمر روند رسیدگی و پاسخ سازمان.

5️⃣ بررسی نتایج اصلاح : کنترل نهایی لیست اصلاح‌شده برای اطمینان از رفع کامل خطاها.

خطای داخلی پردازش در ارسال لیست بیمه

خطای داخلی پردازش در ارسال لیست بیمه زمانی در سامانه ارسال لیست بیمه مشاهده می‌شود که میان اطلاعات وارد شده توسط کارفرما و نتایج پردازش سازمان تأمین اجتماعی تفاوت یا مغایرتی وجود داشته باشد. این مغایرت معمولاً به دلیل اختلاف در بخش دستمزدهای درج‌شده رخ می‌دهد و باعث می‌شود سامانه قادر به تأیید و ثبت نهایی لیست نباشد.

برای رفع این مشکل، لازم است کارفرما دستمزدهای ثبت‌شده در لیست بیمه را با دقت بیشتری بررسی کند. در صورتی که اعداد و ارقام ثبت‌شده اشتباه باشند، باید مغایرت‌گیری انجام شود تا محل اختلاف مشخص گردد. سپس مبالغ صحیح دستمزد و سایر موارد مرتبط وارد شده و لیست اصلاح‌شده مجدداً در سامانه تأمین اجتماعی ارسال شود.به این ترتیب، پس از بازبینی و درج صحیح اطلاعات، خطای داخلی پردازش برطرف شده و لیست بیمه بدون مشکل پردازش خواهد شد.

نوع خطا	کد خطا	توضیح خطا	نحوه اصلاح
بازدارنده	003	مشکل اطلاعات هویتی یا کد ملی اشتباه	تطبیق کد ملی با مدارک و نام‌نویسی اینترنتی
بازدارنده	009	عدم نام‌نویسی شخص بیمه‌شده	انجام نام‌نویسی اینترنتی برای فرد
بازدارنده	011	مغایرت حق بیمه با دستمزد	اصلاح مبلغ حق بیمه مطابق دستمزد
بازدارنده	183	غیرفعال بودن کارگاه در سامانه	مراجعه حضوری به شعبه و رفع علت غیرفعال شدن
غیر مغایرت (زرد)	9116	کارکرد کمتر از یک ماه	اصلاح تعداد روزهای کارکرد به ۳۰ یا ۳۱ روز
غیر مغایرت (زرد)	9123	مغایرت عنوان شغلی با بازرسی	تطبیق عنوان شغلی با آخرین بازرسی کارگاه
غیر مغایرت (زرد)	9107	عدم رعایت حداقل مزد مصوب	اصلاح حقوق درج شده مطابق مصوبات شورای کار
غیر مغایرت (زرد)	9119	تداخل با تاریخ فوت بیمه‌شده	بررسی و اصلاح تاریخ ترک کار و اطلاعات ثبت‌شده

مهلت اصلاح خطاهای لیست بیمه

کارفرمایان برای اصلاح لیست هر ماه، تا پایان ماه بعد فرصت دارند. به‌طور مثال، مهلت اصلاح لیست مهرماه تا پایان آبان‌ماه است. در صورت ارسال دیرهنگام، امکان ویرایش اینترنتی وجود ندارد و باید حضوری به شعبه مراجعه کرد. رعایت این مهلت از بروز جریمه‌های مالی و مشکلات حقوقی جلوگیری می‌کند.

جمع‌بندی

خطاهای رایج در ارسال لیست بیمه می‌توانند ساده یا پیچیده باشند، اما بی‌توجهی به آن‌ها عواقب مالی، حقوقی و حتی اداری برای کارفرمایان به همراه دارد. آگاهی از انواع خطاهای بازدارنده در لیست بیمه و خطاهای غیر مغایرت، همراه با شناخت دقیق نحوه اصلاح خطاهای رایج در ارسال لیست بیمه، کمک می‌کند تا فرآیند ارسال لیست بدون مشکل انجام شود. رعایت دقت در ثبت اطلاعات کارکنان و پیگیری مستمر وضعیت لیست، کلید جلوگیری از بروز مشکلات و جریمه‌ها خواهد بود.

خطاهای رایج در ارسال لیست بیمه شامل چه مواردی است ؟

خطاهای رایج در ارسال لیست بیمه شامل خطاهای بازدارنده (مانند مغایرت کد ملی، عدم درج کد کارگاهی، تاریخ اشتباه شروع یا ترک کار، غیرفعال بودن کارگاه) و خطاهای غیر مغایرت یا زرد (مانند کارکرد کمتر از ماه کامل، مغایرت عنوان شغلی، یا عدم درج مزایای رفاهی) می‌باشد.

خطای بازدارنده در لیست بیمه به چه معناست ؟

خطای بازدارنده به خطاهایی گفته می‌شود که مانع از ارسال و ثبت نهایی لیست می‌شوند. تا زمانی که این خطاها اصلاح نشوند، امکان تأیید و پرداخت لیست وجود ندارد.

نحوه اصلاح خطاهای رایج در ارسال لیست بیمه چگونه است ؟

برای اصلاح خطاها باید ابتدا آن‌ها را شناسایی کرده، مدارک لازم مانند قرارداد کار یا فیش حقوقی را جمع‌آوری کرده و سپس از طریق سامانه تأمین اجتماعی یا مراجعه حضوری، درخواست اصلاح ثبت و پیگیری شود.

خطای ۹۱۲۳ در لیست بیمه مربوط به چیست ؟

خطای ۹۱۲۳ یا خطای غیر مغایرت مربوط به مغایرت عنوان شغلی است. یعنی شغل درج شده در لیست بیمه با شغلی که در آخرین بازرسی کارگاه ثبت شده متفاوت است.

مهلت اصلاح خطاهای موجود در لیست بیمه چقدر است ؟

اصلاح خطاهای هر ماه تا پایان ماه بعد امکان‌پذیر است. به عنوان مثال برای لیست مهرماه، تا پایان آبان فرصت اصلاح وجود دارد. پس از آن اصلاح فقط به صورت حضوری و با مراجعه به شعبه انجام می‌شود.

خطاهای زرد در لیست بیمه چه هستند و آیا باید حتماً اصلاح شوند ؟

خطاهای زرد خطاهای غیر بازدارنده هستند و مانع از ارسال لیست نمی‌شوند. در صورت وجود این خطاها، پرداخت حق بیمه انجام می‌شود، اما بهتر است اصلاح شوند تا در آینده مشکلی ایجاد نکنند.