بازرسی بیمه و مدارک ضروری
تعریف بازرسی بیمه و نقش بازرس بیمه
مطابق ماده ۱۴۸ قانون کار، کارفرمایان مکلفاند کارگران خود را بیمه کنند و در صورت عدم ارسال نام پرسنل در لیست، مشمول جریمه میشوند. کشف عدم بیمهپردازی معمولاً از دو مسیر رخ میدهد: شکایت کارگر از کارفرما یا بازرسی بیمه توسط سازمان تأمین اجتماعی. در بازرسی بیمه، بازرس بیمه به شکل سرزده به محل فعالیت مراجعه میکند و گزارشی تهیه مینماید که شامل فهرست کارکنان حاضر، عنوان شغلی هر نفر و دستمزد روزانه است. این گزارش، مبنای تطبیق با اطلاعات ارسالی در لیست ماهانه محسوب میشود و هرگونه مغایرت میتواند منتهی به بدهی و جریمه برای کارفرما گردد.
انواع بازرسی بیمه؛ از تشکیل پرونده تا بروزرسانی لیست
بازرسیها عموماً بدون اطلاع قبلی است اما اهداف مشخصی دارند:
1️⃣ بازرسی اولیه کارگاه هنگام تشکیل پرونده بیمه و اخذ کد کارگاهی انجام میشود تا آدرس، نوع فعالیت و فهرست پرسنل احراز شود و پس از آن کارفرما باید لیست بیمه را ارسال کند.
2️⃣ بازرسی سرزده برای بروزرسانی لیست با مراجعه ناگهانی بازرس و ثبت وضعیت واقعی کارکنان انجام میشود؛ عنوان شغلی و دستمزد و تعداد روز کارکرد باید با لیست بیمه منطبق باشد، در غیر این صورت جریمه برقرار میشود.
3️⃣ بازرسی برای برقراری مستمری در مواردی مانند انتقال حقوق بازنشستگی به دختر متوفی (با شرط فقدان شغل و همسر)، بازرس به محل سکونت برای احراز شرایط سر میزند.
✅ نکته کلیدی: عنوان شغلی و سایر اقلام در گزارش بازرسی باید عیناً با لیست بیمه همخوان باشد؛ عدم انطباق، منشأ بدهیهای بعدی خواهد شد.
ساعات مراجعه بازرسان بیمه
در روزهای پنجشنبه، جمعه و تعطیلات معمولاً بازرسی انجام نمیشود. زمانهای رایج مراجعه در روزهای کاری بین ساعت ۹ تا ۱۶ است.
مجازات عدم همکاری؛ از جریمه نقدی تا آثار اجرایی
اگر کارفرما مانع ورود بازرس شود یا اطلاعات درخواستی را ارائه نکند، طبق ماده ۱۰۲ قانون تأمین اجتماعی به جزای نقدی از ۳٬۳۰۰٬۰۰۰ تا ۶۶٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال محکوم میشود. افزون بر آن، طبق ماده ۴۰، سازمان میتواند رأساً حق بیمهای برای کارگاه تعیین و مطالبه کند. بنابراین عدم همکاری، هم زمینه جریمه را فراهم میکند و هم دفاع کارفرما در هیئتهای رسیدگی را دشوارتر میسازد.
مدارک ضروری هنگام حضور بازرس بیمه (تأکید بر هماهنگی با لیستها)
هنگام مراجعه بازرس، به این موارد توجه ویژه شود:
1️⃣ عنوان شغلی واقعی: ثبت نادرست عنوان (مثلاً درج «کارگر ساده» برای آهنگر یا جوشکار) در حوادث کار، بیمه مسئولیت و ارزیابی مشاغل سختوزیانآور اثرگذار است.
2️⃣ میزان دستمزد: اگر رقم پرداختی با لیست تفاوت دارد، مستندات و فیشهای حقوقی به بازرس ارائه شود تا رقم واقعی در گزارش درج گردد.
3️⃣ تعداد روز کارکرد: برای کارکنان پارهوقت، روزهای حضور نباید بهصورت کامل ثبت شود.
4️⃣ مشاغل با دستمزد مقطوع: در برخی صنوف (مانند نمونه ذکرشده برای چلوکبابی)، ملاک، رقم مقطوع سازمان است و بازرس تنها میتواند عنوان شغلی را اصلاح کند نه دستمزد را. ابتدا مشخص کنید صنف شما مشمول دستمزد مقطوع هست یا خیر.
5️⃣ سابقه گمشده: پیگیری سوابق جاافتاده وظیفه بازرس نیست و از مسیر «ادعای سابقه» یا شکایت از کارفرما دنبال میشود.
قوانین بازرسی بیمه و استنادهای قانونی (ماده ۴۷، ۱۰۲، ۴۰)
1️⃣ ماده ۴۷: کارفرما باید صورتحسابهای حقوق، دستمزد و مزایا را در اختیار بازرسان بگذارد؛ بازرسان مجاز به اخذ تصویر از دفاتر و مراجعه برای کسب اطلاعات به مدیران و کارکنان هستند. نتیجه بازرسی حداکثر ظرف یک ماه اعلام میشود.
2️⃣ ماده ۱۰۲: جلوگیری از بازرسی یا ممانعت از اخذ تصویر اسناد، موجب جزای نقدی است و گزارش بازرس در حکم گزارش ضابط دادگستری اعتبار دارد.
3️⃣ ماده ۴۰: اگر کارفرما صورتحساب موضوع ماده ۳۹ را ارسال نکند، سازمان میتواند حق بیمه را تعیین و مطالبه نماید
اولویتهای بازرسی بیمه بر اساس ضوابط ابلاغی
طبق بخشنامه ۱۱/۳ حسابرسی بیمه، ترتیب اولویت برای بازرسی از کارگاهها چنین است:
1️⃣ قرارهای صادره از هیئتهای تشخیص مطالبات
2️⃣ ارجاعات از مدیرعامل سازمان، معاونت فنی و درآمد و اداره کل درآمد حق بیمه
3️⃣ کارگاههای واجد شرایط صدور مفاصاحساب قرارداد بر پایه بازرسی
4️⃣ شرکتها و مؤسسات در حال تصفیه یا انحلال
اعتبار گزارش بازرسی بیمه در مراجع رسیدگی
گزارش بازرس تأمین اجتماعی یک سند رسمی معتبر نزد مراجع تصمیمگیر (مانند اداره کار و هیئتهای حل اختلاف) بهشمار میآید و در حلوفصل اختلافات کارگر و کارفرما نقشی تعیینکننده دارد. بنابراین دقت در ارائه اطلاعات به بازرس و انطباق آن با لیستهای بیمهای اهمیت اساسی دارد.
شیوه انجام بازرسی بیمه از کارگاهها؛ مراحل و امضاها
بازرس (در حکم ضابط دادگستری) موظف است:
کارت شناسایی ارائه کند و هدف بازرسی را توضیح دهد.
گزارش بازرسی را در دو نسخه تنظیم نماید.
امضای کارفرما یا نماینده قانونی را اخذ کند؛ در صورت امتناع، عدم همکاری در گزارش قید میشود.
در صورت تمایل، امضای کارگران درجشده را اخذ نماید.
نسخه دوم گزارش را به کارفرما یا نماینده قانونی تحویل دهد؛ در غیاب ایشان به یکی از حاضران تحویل میشود.
یادآوری: حتی اگر گزارش امضا نشود، ذات گزارش بازرس اعتبار خود را از دست نمیدهد.
ثبت درخواست بازرسی بیمه توسط کارگر؛ حضوری یا سامانه
کارگر میتواند تقاضای بازرسی (از جمله بازرسی مخفی) را ثبت کند:
1️⃣ حضوری در شعبه: با تأکید بر عدم افشای مشخصات متقاضی.
2️⃣ از طریق سامانه: ورود به پنجره خدمات الکترونیک و تکمیل بخشهای «اطلاعات کارگاه، نام کارفرما، شعبه مرتبط، عنوان شغلی بیمهشده، تاریخها، نشانی دقیق و شرح اعتراض». نمونه متن درخواست نیز بهصورت رسمی در متن ارائه شده بود. اگر تا سه ماه بازرسی انجام نشد، مراجعه حضوری و ثبت مجدد درخواست توصیه شده است.
ثبت درخواست بازرسی بیمه توسط کارفرما؛ گامها و نکات
کارفرما نیز همان مسیر را در اختیار دارد؛ چه حضوری در شعبه و چه از طریق سامانه. هنگام تکمیل فرمها:
درج اطلاعات کارگاه و کارفرما و انتخاب شعبه لازم است.
در بخش عنوان شغلی، برای جلوگیری از برداشتهای نادرست، میتوان عنوانهایی مانند «کارفرما/مدیرعامل/رئیس هیئتمدیره» را ثبت کرد.
تاریخها جنبه فرمالیته دارند و نشانی باید دقیق و کامل باشد.
متن رسمی درخواست بازرسی مطابق نمونهای که در متن اصلی آمده، ارسال میشود.
مدارک ضروری برای ارسال به مؤسسه حسابرسی تأمین اجتماعی
در روند دریافت مدارک و ارسال به مؤسسه حسابرسی:
دریافت «فرم شماره ۱ (پیوست یک)» و «فرم اطلاعات اولیه بازرسی» و ابلاغ به کارفرما انجام میشود.
برای شرکتهای بخش خصوصی، درخواست بازرسی با رعایت مصوبه اعلامشده صرفاً از آخرین سال مالی (با لحاظ استثناهای همان مصوبه) صادر میگردد؛ دستگاههای اجرایی و نهادهای عمومی غیردولتی مشمول این محدودیت نیستند.
اطلاعات مالی و مستندات موضوع فرم شماره ۱ باید در قالب نامه رسمی ارسال شود:
برای اشخاص حقوقی با امضای مدیرعامل و صاحبان امضای مجاز طبق اساسنامه/آخرین آگهی و ممهور به مهر شرکت.
برای اشخاص حقیقی با امضای کارفرما و اثر انگشت.
هر بیمهشدهای که لیست او توسط کارفرما ارسال نمیشود نیز میتواند فرم را تکمیل و درخواست بازرسی کارگاه را ثبت کند؛ حتی اگر قبلاً در زمره بیمهشدگان سازمان نبوده باشد.
مشاهده گزارش بازرسی و ثبت اعتراض الکترونیکی
طبق تجربه بیانشده در متون ارسالی، ۲۴ تا ۴۸ ساعت پس از بازدید، گزارش در سامانه ثبت میشود. کارفرما باید گزارش را بررسی و به اقلامی مانند عنوان شغلی، مدت کارکرد، وضعیت اشتغال (اشتغال/عدم حضور/ترک کار)، دستمزد روزانه و وضعیت دستمزد مقطوع/فاقد دستمزد مقطوع دقت کند. هر مغایرتی که با لیستهای ارسالی وجود داشته باشد، معمولاً طی ۶ تا ۹ ماه بعد به بدهی منجر میشود. مسیر اعتراض الکترونیکی برای کارفرمایان از منوی «بازرسیهای کارگاهی ← مشاهده و اعتراض به گزارشات» قابل دسترسی است؛ دکمه اعتراض مدت کوتاهی فعال است و در صورت عدم نمایش، امکان ثبت بازرسی مجدد (طبق روشهای توضیحدادهشده) وجود دارد.
مهلت اعتراض و امکان بازرسی مجدد
پنجره اعتراض در سامانه معمولاً محدود است و بیشترِ اوقات فقط نسبت به آخرین بازرسی میتوان اعتراض ثبت کرد. با این حال، حتی اگر امکان اعتراض الکترونیک غیرفعال باشد، «ثبت درخواست بازرسی مجدد» (توسط کارگر یا کارفرما) مطابق سازوکارهای بیانشده قابل انجام است.
دستهبندی شیوههای بازرسی؛ سرزده، کشفی و تحقیقی
با توجه به محتوای منابع:
1️⃣ سرزده: بدون هماهنگی قبلی و با هدف ثبت وضعیت واقعی کارکنان حاضر.
2️⃣ کشفی: مراجعه ناگهانی و مطالبه کد کارگاهی؛ اگر کد تشکیل نشده باشد، بازرس فهرست شاغلان را ثبت و کارفرما را به تشکیل پرونده ملزم میکند که ممکن است به جریمه نیز بینجامد.
3️⃣ تحقیقی: در پی شکایت برخی کارکنان یا درخواست بازرسی مجدد کارفرما؛ معمولاً زمانی که در بازرسی قبلی اسامی درج شده اما در لیست بیمه نیامده است.
«بازرسی بیمه» و مدارک ضروری در نسخهبرداری از دفاتر قانونی
بازرسی تأمین اجتماعی به دو شیوه کلی انجام میشود:
1️⃣ بازرسی از کارگاه برای مشاهده میدانی وضعیت پرسنل، عناوین شغلی، دستمزد و روزهای کارکرد.
2️⃣ بازرسی از دفاتر قانونی برای بررسی اسناد حقوق و دستمزد و امکان تهیه فتوکپی/عکس از مدارک. کارفرما مکلف است مدارک خواستهشده را ارائه کند و عدم همکاری با ضمانت اجراهای قانونی روبهروست.
پیگیری درخواست و پیامک نتایج در سیستم بازرسی
پس از ثبت اعتراض، درخواست بازرسی در سیستم ایجاد و در صورت تأیید شعبه، مطابق مفاد اعتراض انجام میشود و نتیجه از طریق پیامک به ذینفع اطلاع داده خواهد شد.
اهمیت انطباق اولین لیست با گزارش بازرسی اولیه
در بازرسی اولیه برای دریافت کد کارگاهی، بازرس مواردی مانند احراز هویت کارگاه، بررسی مدارک ثبتنام، احراز هویت کارفرما و تطبیق محل را کنترل میکند و باید کارکنان حاضر، نوع فعالیت، تاریخ شروع به کار و دستمزد قانونی آنها در گزارش بیاید. اولین لیست بیمه ارسالی کارفرما باید با همین گزارش منطبق باشد و کارفرما دقت کند اسامی از قلم نیفتد.
جمع بندی:
بازرسی بیمه ابزار رسمیِ تأمین اجتماعی برای تطبیق وضعیت واقعی کارگاه با لیستهای ارسالی است؛ بازرس بیمه با مراجعه حضوری، عنوان شغلی، دستمزد و روزهای کارکرد را میسنجد و گزارش او نزد مراجع رسیدگی، سند معتبر محسوب میشود. برای کارفرما، کلید پیشگیری از بدهی و جرایم، انطباق کامل مدارک و لیستها (خصوصاً عنوان شغلی و دستمزد) و همکاری مؤثر هنگام حضور بازرس است. کارگر و کارفرما هر دو میتوانند از مسیرهای حضوری و سامانهای درخواست بازرسی یا اعتراض ثبت کنند و در صورت غیرفعال بودن پنجره اعتراض، بازرسی مجدد را پیگیری نمایند. نهایتاً، رعایت دقیق قواعد مواد قانونی مرتبط و آمادهسازی مدارک ضروری، روند بازرسی را شفاف و قابل دفاع میکند و از تبدیل مغایرتها به بدهیهای آتی جلوگیری خواهد کرد.
سوالات متداول درباره بازرسی بیمه، بازرس بیمه و مدارک ضروری
بازرسی بیمه چیست و بازرس بیمه چه میکند؟
بازرس بیمه تأمین اجتماعی بهصورت سرزده به کارگاه میآید، فهرست کارکنان حاضر، عنوان شغلی، دستمزد روزانه و روزهای کارکرد را ثبت میکند و گزارش بازرسی مینویسد. این گزارش با لیست بیمه ماهانه تطبیق داده میشود.
انواع بازرسی بیمه از کارگاهها کداماند؟
الف) بازرسی اولیه برای تشکیل پرونده و دریافت کد کارگاهی.
ب) بازرسی سرزده برای بروزرسانی لیست پرسنل.
ج) بازرسی برای برقراری مستمری در موارد خاص (مثل احراز شرایط دختر متوفی).
ساعات مراجعه بازرسان بیمه چگونه است؟
معمولاً پنجشنبه، جمعه و تعطیلات مراجعه نمیشود. در روزهای کاری، حدود ۹ صبح تا ۱۶ مراجعه انجام میگیرد.
اگر کارفرما با بازرس بیمه همکاری نکند چه میشود؟
طبق ماده ۱۰۲، جریمه نقدی از ۳,۳۰۰,۰۰۰ تا ۶۶,۰۰۰,۰۰۰ ریال اعمال میشود. طبق ماده ۴۰ نیز سازمان میتواند رأساً حق بیمهای برای کارگاه تعیین و مطالبه کند.
نتیجه بازرسی چه زمانی اعلام میشود؟
بر مبنای متن ارسالی، نتیجه بازرسی حداکثر ظرف یک ماه از سوی سازمان اعلام میشود. همچنین معمولاً ۲۴–۴۸ ساعت پس از بازدید، گزارش در سامانه برای مشاهده ثبت میگردد.
مدارک ضروری که بازرس بیمه میخواهد چیست؟
صورتحسابهای حقوق و دستمزد، مدارک هویتی و بیمهای کارکنان، دفاتر قانونی و مستندات مرتبط. بازرس میتواند از اسناد، عکس/کپی تهیه کند. برای ارسال رسمی مدارک (بهویژه در حسابرسی)، فرمهای اعلامشده تکمیل و توسط اشخاص حقوقی با امضای مجاز و مهر شرکت و توسط اشخاص حقیقی با امضای کارفرما و اثر انگشت ارائه میشود.
دیدگاهتان را بنویسید